2.1 Aspectos Clave para el Diseño de Eventos
Progreso del Lección
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Etapas para diseñar un evento en un alojamiento
Etapa 1: Público al que dirijo el evento
Proceso de compra
Evolución del Consumo
Conociendo a mis consumidores
¿Cómo analizo al consumidor?
Factores que influyen en el consumo
Conclusiones
- Tengo que saber cuál va a ser el cliente al que dirijo el evento que quiero diseñar
- Conocer que busca, sus gustos, predilecciones y requerimientos que necesita. Para ello el estudio del perfil del cliente al que quiero dirigir el evento es fundamental.
- En base a esa información diseño el servicio que se adecúa a lo que busca el cliente al que quiero dirigirme.
Etapa 2: Propuesta de valor del evento
- Es la idea central que dará un valor diferenciador y que generará las bases para construir el guión experiencial (etapa 4). Es el conjunto de elementos que hace que el cliente elija tu alojamiento.
- Es necesario tener claro los atributos que son parte del alojamiento, aquello que lo hace especial o diferente al resto. Pueden ser desde sus instalaciones, servicios, alimentación, arquitectura…
- El huésped compra valor, entendiendo que se asocia al evento, pero no compra la “Reunión corporativa”, compra la experiencia y valor asociado a ese servicio. Por ejemplo, la ubicación donde está, el tipo de comida que sirve, la simpatía de su personal, etc
Ejemplos:
Revisa lo que ofertan los siguientes hoteles
Etapa 3: Diseño de Eventos
En esta etapa, ya contando con la información de las etapas anteriores, se comienza a diseñar el evento.
A tomar en cuenta
- En la mayoría de los alojamientos los programas de eventos que se venden están dirigidos al segmento de empresas (corporativo) o bien a personas en general cuando se trata de eventos sociales a celebrar, como por ejemplo bodas, bautizos, fiestas, etc.
- Hay que tomar en cuenta la estructura del alojamiento para saber con que servicios se cuenta para organizar un evento. Así también se conoce con que áreas hay que relacionarse a la hora de la comercialización y operación del mismo.
Servicios que incluye un evento
Programa Tipo
- Tomando en cuenta los servicios con los que puede contar un evento, es necesario un programa tipo para poder armar un paquete de estos servicios y posteriormente comercializarlos
- Existen varios tipos, pero la mayoría tienen los mismos elementos que lo componen. Deben incorporar mensajes atractivos y simples que ayuden al que los recibe a entender rápidamente lo que se ofrece y los elementos básicos que incluye.
Elementos que componen un programa
- TÍTULO: Nombre corto que permita generar una idea clara de los que se ofrece
- FOTOS: Siempre acordes a los elementos que representa el elojamiento. Por ejemplo si uno de los valores es el entorno natural, poner fotos que evoquen naturaleza, relax, arquitectura idónea, etc.
- TEXTO DE ENTRADA: Unas líneas simples que permitan conocer que se ofrece, con un tono de invitación para que les atraiga.
- TARIFA: Al menos indicar un precio “desde” que permita conocer lo que cuesta lo que ofreces.
- TEXTO EXPLICATIVO: Indicar lo que incluye, opcionales y condiciones de programa detallado.
- CONTACTO: Indicar el teléfono, mail, web y otras líneas de contacto para poder resolver dudas, dar información, etc.
- MÁS DETALLES: Por ejemplo logo del alojamiento, algún slogan, sellos, premios o distinciones que puedan destacarlo.
Definir los costos y tarifa de venta
- Para esta etapa ya conocemos los servicios que incluirá el programa, por lo tanto debemos saber los costos y con eso indicar un precio de venta.
- Los costos deben ser analizados de forma simple pero específica, según cada servicio que se incluye. Hay algunos que son costos por persona y otros por servicio, por lo tanto hay que prorratear el costo por servicio para indicarlo por persona, que es la forma más usada para vender los eventos normalmente.
- Normalmente los costos y precios de venta ya vienen dados por otras áreas por lo que solo hay que calcularlos para los programa en concepto de venta
Costos por servicios
Ejemplo práctico
- Una empresa solicita una reunión gerencial para 10 personas con un almuerzo y un happy hour al finalizar en la tarde. De los 10 asistentes, requieres 2 habitaciones suite para el Gerente General y el Presidente del Directorio.
- Para este caso vamos a revisar lo necesario a calcular para cotizarlo. Todas las cifras son ficticias
Cotización
- Se le enviaría a la empresa la cotización con el siguiente detalle:
- Precio por persona por los servicios requeridos: 32.600
- Precio por persona y noche para alojamiento en Suite: 80.000
- TOTAL EVENTO: 486.000
- Se desglosaría así
- Precio por persona por los servicios requeridos: la suma total de los servicios ya calculados por las 10 personas que lo requieren
- Precio por persona y noche para alojamiento: la tarifa de la suite por noche para cada habitación, ya que se aloja solo 1 persona por cada una.
- TOTAL EVENTO: tarifa total de venta sumando los precios de los servicios + alojamiento
Etapa 4: Definir el guión que tendrá el evento
- En esta última etapa requiere de una definición del guión que se generará en el evento a vender y ejecutar una vez vendido.
- Considerar elementos básicos que definan como se va a realizar el paso a paso de cada elemento que compone el evento. Es similar a redactar un cuento de como vamos a ejecutar el evento desde cada uno de los componentes.
- Todas las áreas deben estar involucradas para realizar esto, por lo que es fundamental tener un buen liderazgo en este sentido
Herramientas para el guión
- Diseñar el guión experiencial corresponde a la secuencia en que se ordenarán las actividades más importantes de la evento, así como los contenidos principales que se comunicarán en cada una de ellas.
- Dicho guion se dividirá en episodios (“puntos de contacto” o “touch points”), pues ello ayudará a ordenar la experiencia diferenciando cada uno de los acontecimientos, lo que ayudará a mantener la atención del público.
- Existen herramientas para esto como por ejemplo
- Costumer Journey Map
- Blue Print (diagrama del servicio)
- Permiten visualizar los procesos y especificaciones que conllevan la prestación de un servicio, así como definir las fases de pre contacto, contacto y post contacto del huésped con la experiencia ofrecida.
- Gracias a estos diagramas se puede identificar cómo deben realizarse las interacciones entre los clientes y el personal de contacto de una empresa, y la manera en que los sistemas y las actividades que se realizan tras bambalinas apoyan estas interacciones.
