1.4.1. Concepto

Es un acuerdo de voluntades, a través del cual una parte se obliga con otra a cumplir con una determinada adquisición o prestación de servicio. Esto implica que surgen, entre las partes, derechos y obligaciones que deben ser cumplidas en los términos que señala dicho acuerdo.

La forma específica de este contrato, puede variar desde una simple orden de compra hasta un contrato más extenso y mucho más complejo. Encontrándose entre ambos extremos matices, con contratos escriturados más simples y breves.

Esto debido a que generalmente la complejidad que presente la adquisición de bienes o prestación de servicio,  definirá la materialización de los contratos, sean estos asociados a compras estándares hasta las más bien complejas, tal como se procede a explicar:

a) Compras simples y/o estándares:

Son compras de bienes y servicios que se realizan de manera habitual, pues responden a una necesidad frecuente y/o cuyas adquisiciones no revisten mayor complejidad. En este caso la escrituración de los acuerdos no es indispensable ni obligatoria.

Una adquisición estándar generalmente tendrá lugar a través del Catálogo Electrónico de Convenios Marco, por lo que la única expresión escrita del acuerdo entre comprador y proveedor, será la orden de compra que se envía al proveedor adjudicado.

Si las compras estándares se realizan por medio del mecanismo de trato directo, éstas pueden culminar, ya sea en un contrato escrito o bien con el remplazo de éste mediante una simple orden de compra. En ambos casos, igualmente se entiende como parte del acuerdo, los términos de referencia previamente redactados y publicados en el sistema.

b) Compras complejas:

En estos casos, la escrituración de los acuerdos suele ser indispensable. Además, mientras más compleja la compra, probablemente el contrato también sea más complejo o extenso.

Existen varios criterios no excluyentes que son útiles para calificar una compra como compleja, por ejemplo: 

• Importancia estratégica para nuestra organización.
• Compra de ejecución diferida en el tiempo, donde el proveedor debe cumplir paulatinamente sus obligaciones (ej. informes mensuales) para dar cumplimiento íntegro a la totalidad del contrato.
• Compra de grandes montos, adjudicada directamente a un proveedor sin un llamado previo (a través de un mecanismo excepcional regulado por Ley).

Ante este tipo de contrataciones, es conveniente recurrir a la escrituración del acuerdo de voluntades, y por tanto, contar con una herramienta clara y precisa para la gestión de la relación contractual con el proveedor. Esto dado que, un buen contrato permite reaccionar a tiempo y de la forma adecuada ante las situaciones que ocurran en el transcurso del cumplimiento de las prestaciones a que el contrato obliga a las partes.

Si se utiliza el mecanismo de licitación, los antecedentes para elaborar el contrato estarán integrados al menos por las bases, las preguntas y respuestas, las aclaraciones y la oferta del proveedor adjudicado.

Por regla general, un proceso de contratación complejo se llevará a cabo mediante una licitación, pero también es posible que excepcionalmente tenga lugar mediante un trato directo. En ambos casos, hay que contar con un contrato escrito firmado por cada una de las partes, y recurrir a su texto y anexos para tomar decisiones relacionadas con éste.