4.1 Desarrollo y Etapas del Procedimiento Administrativo Básico

Las etapas del procedimiento administrativo se pueden distinguir tres etapas: iniciación, instrucción o desarrollo y finalización.

La etapa de iniciación tiene por finalidad fundamentalmente a informar al interesado acerca de los requisitos técnicos y jurídicos de su solicitud y de los antecedentes que debe acompañar.

La etapa de Instrucción tiene por objeto determinar, conocer y comprobar los datos.

La etapa de finalización pone término al procedimiento, a través de una decisión de la autoridad. (Artículos 18 y 19 de la Ley). El procedimiento administrativo da lugar a un expediente, escrito o electrónico, en el que se deben incorporar los documentos presentados por los interesados, por otras personas (terceros) y por otros servicios públicos, señalando la fecha y hora de su recepción. Debe llevarse un registro actualizado de todo esto, en el que consten las actuaciones, al que tendrán acceso permanente los interesados.

Cabe preguntarse en este curso, ¿Cómo se inician los procedimientos administrativos?

Normalmente los procedimientos se iniciarán a solicitud de una persona interesada, pero también los puede iniciar la Administración “de oficio” (por propia iniciativa). Este inicio por oficio se da como consecuencia de una orden superior, a petición de otros órganos o por denuncia. En caso que el procedimiento se inicie a petición de un interesado, la solicitud que se formule debe contener:

• Nombre y apellidos del interesado o de su apoderado.
• Identificación del lugar o del medio por el cual, preferentemente, se notificarán las actuaciones.
• Hechos, razones y peticiones en que consiste la solicitud.
• Lugar y fecha.
• Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio reconocido.

Órgano administrativo al que se dirige. Los interesados podrán pedir un recibo que acredite la fecha de presentación de sus solicitudes, comunicaciones y escritos. Cuando sean numerosos los procedimientos (lo que es usual), el Servicio respectivo deberá mantener formularios de solicitud para los interesados en sus oficinas. Los solicitantes podrán acompañar otros documentos que estimen convenientes para completar los datos del formulario.

Antecedentes adicionales:

Si la solicitud de iniciación del procedimiento no reúne los requisitos suficientes, se podrá solicitar al interesado que subsane la falta o acompañe los documentos respectivos, indicándole que si no lo hace en un plazo breve, se estimará que desistió de su petición y que en consecuencia no se seguirá tramitando la solicitud. Por otra parte el servicio puede solicitar al interesado la modificación o mejora voluntaria de su solicitud, dejando constancia de ello en acta.

Medidas provisionales:

En ciertos casos la autoridad pertinente puede dictar medidas provisionales, para asegurar la eficacia de la decisión que vaya a recaer sobre la gestión. Por ejemplo, frente a una solicitud de autorización para demoler un edificio que se encuentra en riesgo de derrumbe, la autoridad puede ordenar medidas provisorias de protección, para cautelar la seguridad de quienes transitan por el lugar. En todo caso, no se podrán adoptar medidas provisionales que puedan causar perjuicio a los interesados o que impliquen violación de derechos amparados por las leyes. Las medidas provisionales podrán ser alzadas o modificadas durante la tramitación del procedimiento, cuando se estime que ellas hayan dejado de ser necesarias. En todo caso, estas medidas provisionales dejarán de tener efecto al momento de dictarse la resolución que ponga fin al procedimiento.

Acumulación o desacumulacion de procedimientos:

El órgano administrativo que inicie un trámite o procedimiento, puede acumular el expediente a otros semejantes o conexos, cuando así lo estime oportuno, e igualmente puede disponer su desacumulación. Un ejemplo de ello, sería el caso de un interesado que ha solicitado una reliquidación de su pensión y simultáneamente se encuentra tramitando otro beneficio previsional, como podría ser una jubilación por otra causa.

Cabe preguntarse: ¿Cómo se desarrolla un Procedimiento Administrativo:

La ley llama “instruir el procedimiento” al conjunto de actuaciones que tienen por objeto la determinación, conocimiento y comprobación de los hechos en que deba fundarse la resolución. En general, estos actos se realizarán de oficio – por propia iniciativa- por el órgano que tramite el procedimiento, sin perjuicio del derecho de los interesados de solicitar otras actuaciones que requieran de su intervención.

Que pasa con la prueba:

Los datos o hechos que van a servir de fundamento a la decisión de un procedimiento, deberán comprobarse por los medios de prueba típicos en derecho: documentos, declaraciones de testigos, informes de peritos, etc. Cuando a la Administración no le consten los hechos alegados por los interesados, se podrá ordenar la apertura de un período de prueba, a fin de que ésta pueda presentarse. Este hecho debe ser comunicado a los interesados con la suficiente anticipación, de modo que ellos puedan entregar los antecedentes requeridos. La autoridad sólo puede rechazar las pruebas cuando éstas sean manifiestamente improcedentes o innecesarias.

Momento de la prueba:

En la notificación se consignará el lugar, fecha y hora en que se practicará la prueba, señalando, cuando sea pertinente, que el interesado puede nombrar peritos para que le asistan.

Los informes:

Durante el curso del procedimiento, la institución puede solicitar informes de distinta naturaleza: jurídicos, económicos, financieros, presupuestarios, contables, técnicos, etc. Si por razones de competencia un informe debe ser emitido por un órgano de la Administración (Dirección del Trabajo, por ejemplo) distinto del que tramita el procedimiento (Sence, por ejemplo) y transcurrido el plazo éste no se hubiera presentado, el procedimiento igualmente podrá seguir su curso.

La información pública:

Durante la fase de instrucción del procedimiento un organismo público puede, de oficio, ordenar un período de información pública, con el fin de permitir que cualquier persona pueda examinar los antecedentes respectivos. Un anuncio en el Diario Oficial o en un diario de circulación nacional debe señalar el lugar de exhibición y determinar el plazo para formular observaciones, el que en ningún caso puede ser inferior a diez días. La Administración debe emitir una respuesta razonada a las observaciones que se presenten, que podrá ser común para todas aquellas que planteen cuestiones semejantes