4.2.3 j) iii. Responsabilidades

iii.a. Grupo supervisor de seguridad y prevención. (departamento de prevención)

Las responsabilidades del grupo supervisor de seguridad y prevención a nivel de grupo se trata de un asunto que está determinado para compañías transnacionales que tienen gran cantidad de filiales. Estas cuestiones no se detallarán en este texto por su complejidad técnica y tampoco en el supuesto de la elaboración de un modelo local para una empresa nacional.

iii.b.  Los encargados de prevención de las secciones de la empresa.

Las responsabilidades de los encargados de prevención de las distintas secciones son las siguientes:

• Establecer una infraestructura de informes.

• Recibir informes y responderlos oportunamente.

•  Asegurar la protección de los empleados de represalias al interior de la compañía cuando informen de buena fe sobre inquietudes e incidencias sobre situaciones delictivas.

• Determinar los casos significativos que deben ser remitidos al Grupo de Seguridad o prevención, sólo en el caso de tratarse de una compañía transnacional (Martiñón, 2014).

• Encargarse de que la casa matriz de la compañía informe de estos criterios al resto de sucursales a lo largo del país sobre esta P.d.P. Además, cada director de la empresa debería estar informado de manera detallada de su obligación de remitir cualquier informe que reciba sobre alguna situación delictiva, sin más dilación, al encargado de prevención de la empresa.

• Toda incidencia relacionada con los informes o con el objeto de prevenir hechos delictivos al interior de la empresa deberán ser objeto de seguimiento, en caso de tratarse de una empresa transnacional, por el grupo de seguridad y prevención en el marco de informes periódicos.

iii.c. Los encargados de prevención locales de las distintas sucursales o filiales de la empresa.

Tienen las siguientes funciones:

• La gestión, control y recibo de los diferentes informes relacionados con incidencias delictivas al interior de la empresa recibidos en su sección.

• Que los casos importantes sean remitidos directamente al grupo de supervisión y prevención, como ya se dijo, en el caso de tratarse de una compañía transnacional.

• Que se envíe al grupo de seguridad y prevención un informe trimestral de las incidencias acaecidas en una sección.

• Velar por el cumplimiento y respeto de las P.d.P. de los delitos contemplados en el art. 1º de la Ley Nº 20.393, determinando la implementación y funcionamiento efectivo de los procesos a seguir en la prevención.

• Facilitar la orientación y capacitación de las empresas locales.

iii.d. Cumplimiento del grupo de seguridad y prevención.

La función del grupo consistirá en lo siguiente:

• Implementar la P.d.P. a nivel macro.

•  Dar orientación respecto de la implementación de la P.d.P.

•  Revisar y mantener la P.d.P.

iii.e Directores y empleados.

Los dueños, directores, colaboradores, principales ejecutivos, responsables, representantes y funcionarios a cargo de alguna tarea administrativa y supervisión de la cual se pueda derivar como consecuencia del incumplimiento del deber de dirección y supervisión la comisión de un delito al interior de la empresa, serán responsables de:

• Conocer detalladamente y cumplir con los requisitos del sistema preventivo y del espíritu de los valores de la empresa en la tarea de prevención de los delitos.

• Contrastar y verificar los recursos materiales utilizados en la elaboración de informes sobre incidencias delictivas al interior de la empresa.

• Dar a conocer a las autoridades estos informes cuando se tenga la sospecha de la comisión de alguna incidencia de carácter ilícito al interior de la empresa (Martínez-Buján, 2016, pp. 501 y ss.).

iii.e.1.  Implementación.

Los principales ejecutivos de las secciones económicas de la empresa son responsables de asegurar la implementación de la P.d.P. de la organización y comunicarla al resto de los trabajadores locales. La correcta comunicación y adecuada comprensión de la P.d.P. es la piedra angular de la estructura de cumplimiento de la empresa. Para mayor información, véase: (Hernández P., 2015).

Respecto del proceso de aprobación de la P.d.P., éste corresponde a los ejecutivos principales tras la oportuna recomendación del grupo de seguridad y prevención, en el caso de tratarse de una empresa transnacional.

Los principales ejecutivos de las secciones económicas de la empresa junto con el encargado de prevención de la casa matriz o de las sucursales de ésta deberán adaptar la presente P.d.P., aplicándola a todos sus trabajadores, sobre todo respecto de aquellos que se encuentren bajo su dirección o supervisión directa, tal como lo establece el art. 3º inciso tercero de la Ley Nº 20.393 (Carrau, 2016).

Es importante señalar que el requisito legal de conocimiento del reglamento de prevención deberá ser incorporado en un anexo en el contrato de trabajo de los empleados de la empresa, dejándose constancia de éste, en un lugar de acceso público a los trabajadores, además de entregar una copia de él a cada uno de ellos, debiendo ser capacitados e informados en cuanto a su contenido. Así, y en el caso de tratarse de una empresa transnacional, deberá informarse al grupo de seguridad y prevención de la casa matriz de la compañía.

En circunstancias, de carácter excepcional, las secciones económicas de la empresa por medio de sus encargados de prevención podrán solicitar la implementación de políticas, debiendo contar con la previa autorización del grupo de seguridad y prevención.

iii.e.2. Documentos relacionados.

Se creará una guía práctica para todos los sujetos mencionados en el art. 3º inciso 1º de la Ley Nº 20.393 que les facilite la comprensión de qué hacer o no hacer en casos hipotéticos frente a los cuales hay que adoptar medidas de prevención al interior de la empresa, otorgando una orientación a los directores cuando reciban un informe de los empleados que detalle alguna incidencia de carácter delictivo.

En esta guía práctica se abordarán los principios de estricta confidencialidad y de no represalia a los informes de buena fe formulados por los trabajadores. Además de otro manual que permitan a los sujetos del art. 3º inciso primero junto con los encargados de prevención cuando informen a sus equipos sobre la infraestructura prevista para elaborar informes de incidencias delictivas al interior de la empresa.

iii.e.3. Disposiciones finales.

Los procesos mencionados en esta sección deben tener en cuenta un análisis dogmático-jurídico exhaustivo de las figuras delictivas en cuestión. Por ello, en este lugar nuestra intención únicamente consiste en entregar directrices generales respecto de los procesos de prevención de estas figuras delictivas en la empresa.