5.4. La Apostilla
Con fecha 5 de octubre de 1961 se suscribe este Convenio, por los firmantes del XII Convenio de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado. A la fecha más de setenta países han adherido a este Convenio, mediante el cual se sustituye el sistema de legalizaciones por el de «apostillar» un documento.
Es efecto, mediante este sistema un país de los adscritos al Convenio reconoce la eficacia jurídica de un documento público que ha sido emitido en otro país, también suscriptor del Convenio.
Este es un trámite que se conoce como el de «legalización única» y que en términos simples consiste en colocar sobre el mismo documento público una constancia, apostilla o certificación, que acreditará la autenticidad de los documentos públicos emitidos en algún país.
Con la apostilla se suprime el requisito de la legalización diplomática consular de los documentos públicos, los cuales deben ser reconocidos en cualquier país suscriptor del Convenio.
Sin embargo, no es aplicable a los siguientes documentos:
- Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
- Documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
Luego y con fecha 30 de agosto de 2016, la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros («Convenio de la Apostilla»), entró en vigencia internacional para Chile.
En idéntica fecha también cobraron vigor tanto la Ley N° 20.711 (publicada en el Diario Oficial el 2 de enero de 2014) que implementa la citada Convención, como el Decreto Supremo N° 81 (publicado en el Diario Oficial el 28 de noviembre de 2015) que aprueba el reglamento de esta ley.
En esencia, la apostilla es una certificación única que produce exactamente los mismos efectos que la legalización de documentos públicos, aunque simplificando el procedimiento a un solo acto. Es decir, suprime la cadena de trámites que permite la legalización de un documento cuyo origen o destino sea un país en que se aplique el Convenio de la Apostilla[1].
Las principales modificaciones fueron los siguientes:
a) Art. 345 bis, del Código de Procedimiento Civil; “Los instrumentos públicos otorgados en un Estado Parte de la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, no deberán ser sometidos al procedimiento de legalización, si respecto de éstos se ha otorgado apostillas por la autoridad designada por el Estado de que dimana dicho instrumento. Las certificaciones oficiales que hayan sido asentadas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones para la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas, podrán presentarse legalizadas o con apostillas otorgadas, con arreglo al artículo precedente y a éste, respectivamente. Pero en estos casos la legalización o apostilla sólo acreditará la autenticidad de la certificación, sin otorgar al instrumento el carácter de público. Según lo dispuesto por la Convención a que se refiere el inciso primero, no podrán otorgarse apostillas respecto de los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera”.
b) Se agrega un párrafo en el número 5 del artículo 420 del Código Orgánico de Tribunales.; «Sin perjuicio de lo anterior, los documentos públicos que hayan sido autenticados mediante el sistema de apostilla, según lo dispuesto en el artículo 345 bis del Código de Procedimiento Civil, no requerirán de protocolización para tener el valor de instrumentos públicos. La apostilla no requerirá certificación de ninguna clase para ser considerada auténtica».
c) En cuanto a la modificación al Decreto Ley Nº 3.346 de 1980 que fija el texto de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia, el artículo 3º de la Ley Nº 20.711 dice: a) intercálase en la letra p) de su artículo 2º, entre la expresión «legalización» y los términos «de los instrumentos», la oración: «o el otorgamiento de apostillas, en conformidad a lo establecido en la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos extranjeros». Además se modifica el artículo 9 por lo siguiente: «1. Reemplázase en la letra d) la coma (,) que sigue a la palabra «Administrativo» por un punto y coma (;) y suprímese la conjunción «y».
Finalmente, señalar que el Ministerio de Relaciones Exteriores estará facultado para otorgar apostillas, según lo dispuesto en el artículo 345 bis del Código de Procedimiento Civil, respecto de instrumentos emitidos por cualquier autoridad, y que se autentiquen mediante este sistema. Se crea además un Sistema Electrónico Único de Apostillas, a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
[1] https://minrel.gob.cl/apostilla/minrel_old/2016-01-06/170944.html