4.2.1. Antecedentes Generales de las Reuniones de Trabajo
a) Concepto:
Podemos definir reunión de trabajo como la agrupación de un número determinado de personas que durante un tiempo establecido intercambian opiniones y conocimientos bajo la dirección de una persona con el fin de alcanzar un objetivo común: la toma de una decisión o la búsqueda de una solución.
De esta definición podemos extraer sus características fundamentales:
- Es necesaria la existencia de un grupo
- Se realiza en un lugar y un tiempo determinado
- Tienen un objetivo establecido previamente
- Deben estar dirigidas o moderadas por una persona determinada
- Los asistentes intercambian ideas, opiniones y conocimientos
- Es imprescindible llegar a un acuerdo
b) Objetivos:
Las reuniones tienen un doble objetivo:
- Objetivo formal:
Son un medio esencial en el ámbito laboral para:
- Difundir información
- Resolver problemas
- Tomar decisiones
- Recoger opiniones
- Objetivo informal:
A la vez son un medio ideal para satisfacer necesidades humanas como:
- Relacionarse
- Intercambio de opiniones
- Intercambio de ideas
Las reuniones se realizan generalmente para cumplir los objetivos anteriormente expuestos, pero en ocasiones existen otros motivos por los que se realizan como:
- Para demostrar poder
- Para dar sensación de eficacia o de seguridad al grupo
- Por costumbre, aunque no se tenga un objetivo determinado
c) Funciones de la reunión:
Son, por ello funciones de toda reunión:
- Suministrar información o recopilarla
- Conocer las opiniones de los participantes
- Solucionar problemas
- Llegar a acuerdos
d) Tipos de Reuniones:
- Según el objetivo:
- Entrega de información
- Recepción de información
- Solución de problemas
- Entrega de información:
Durante una reunión de entrega de información, el líder puede:
- Presentar hechos
- Demostrar un procedimiento de trabajo
- Introducir una nueva política de trabajo
- Dar una charla de motivación
2. Recepción de información:
Las reuniones para recepción de información se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas información, de las personas con el fin de tomar una decisión, tales como:
- Datos
- Ideas
- Hechos
- Opiniones
Las reuniones de recepción de información requieren sensibilidad especial por parte del líder. La discusión personal abierta y honesta es esencial para el éxito de este tipo de reunión.
El líder debe animar la discusión y hacer preguntas abiertas para poder extraer la información de los participantes y así obtener su conocimiento y expertismo.
- Preguntas Abiertas:
Son aquellas que contienen las palabras:
- Quién
- Qué
- Cómo
- Dónde
- Por qué
Por ejemplo:
¿Qué otros aspectos de esto se pueden considerar?
¿Cómo se podría hacer esto entonces?
3. Solución de problemas:
- Líder: Proporciona la información básica necesaria
- Participantes: sugerir ideas y explorar posibilidades
El papel más importante del líder es hacer que la reunión avance a la consecución de la meta.
Debe hacer preguntas como:
- ¿Será esta una solución factible?
- ¿Qué relación tiene esto con la idea?
- ¿Otra compañía lo hace de esa forma?
- ¿Es posible en nuestro caso?
- ¿Y cuáles de estas dos soluciones consideran que es la mejor?
Para conseguir que la discusión fluya y poder extraer de todos los participantes su conocimiento y opiniones.
Según el tipo de información que se transmite:
- Descendente:
En este caso, el organizador de la reunión se limita a informar a los asistentes a la misma sobre cuestiones que pueden ser de muy diversa índole:
- Normas
- Laborales
- Ascensos
- Ascendente:
Aquí el director de la misma lo que pretende es recoger información para ello pedirá opiniones, sugerencias.
- Debate:
Aquí existe una participación por igual entre las distintas partes con el objetivo de llegar a un acuerdo o solución.
Según la frecuencia de su convocatoria:
- Continua:
Se convocan cada cierto tiempo estipulado.
- Esporádicas:
Se convocan cuando existe algún asunto que es necesario tratar.
Cada reunión no tiene por qué clasificarse de una única forma, sino que puede participar de las características de distintos tipos.
e) Los participantes:
Elegir a las personas que van a formar parte de una reunión es una de las tareas más importantes ya que es fundamental no dejar fuera a nadie, pero también no convocar a gente a la que no le afecta.
Son parte necesaria de una reunión:
- El moderador o director:
Es la persona encargada de:
- Preparar
- Convocar
- Dirigir
Sus funciones principales son:
- Establecer el tema
- Preparar la documentación
- Convocar a los asistentes
- Favorecer la participación
- Dinamizar la reunión
- Resumir los puntos principales
- Resumir los compromisos alcanzados
Los asistentes:
- Distintos al director o moderador
- Fundamentales en el éxito de la reunión
- Deben conocer el tema
- Que el tema les afecte
Sus funciones deben ser:
- Participar activamente en la reunión
- Escuchar al resto de participantes
- Evitar enfrentamientos
Tipos de actitudes frente a una reunión:
Los participantes en una reunión pueden tener formas de ser muy diferentes, con lo que podemos encontrarnos con:
- Actitud participativa:
Cumplen con el objetivo de la reunión. Es necesaria la participación y el intercambio de ideas y opiniones para poder llegar a un acuerdo.
- Actitud pasiva:
En este caso no participan, bien por timidez o bien porque no les interesa. Es necesario que el moderador propicie de alguna manera su participación.
- Actitud negativa:
Los asistentes están en contra de todo lo que se propone, no aportan nada positivo.