4.2.4. Administración del Tiempo

a) Concepto:

Gestionar el tiempo significa dominar el propio tiempo y trabajo, en lugar de ser dominado por ellos. Es una de las claves para alcanzar los objetivos y metas propuestos.

La gestión del tiempo es una herramienta de administración que permite manejar y disponer plenamente del tiempo de trabajo, evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos de la organización.

b) Fases:

• Interiorización:

En esta fase previa se debe aprovechar para reconocer que algo falla en la gestión del tiempo y analizar las principales causas de pérdida del tiempo.

• Ejercicio de voluntad:

Es muy importante que una vez que haya decidido mejorar en esta habilidad, el gestor ponga de su parte, no solo durante esta etapa de implantación, sino a lo largo de su trayectoria profesional, especialmente en aquellos momentos de mayor carga laboral.

• Automotivación:

El gestor debe de alentarse a él mismo y animarse a conseguir las mejoras propuestas.

c) Prioridades:

La utilización eficiente del tiempo se basa en la orientación de las tareas a la consecución de los objetivos. Por lo tanto, el establecimiento de prioridades es primordial a la hora de gestionar el tiempo.

Priorizando, es decir, estableciendo un orden en las tareas diarias, se puede evitar la tiranía de lo urgente y ayuda a centrarse en lo importante.

Para poder establecer una clara prioridad de las actividades planificadas, se deben de clasificar estas como:

• Tareas urgentes e importantes:

Se trata de tareas prioritarias en cuanto a que están contempladas dentro de los objetivos, pero que, por falta de planificación o imprevistos de última hora, son urgentes y no se pueden demorar más. 

• Tareas urgentes y no importantes:

Son tareas que han de ser realizadas ya, pero que no son importantes puesto que su realización no aporta valor en el cumplimiento de los objetivos.

• Tareas no urgentes e importantes:

Son tareas contempladas como parte de los objetivos, las cuales se han sabido o podido planificar correctamente, con lo cual se pueden realizar con perspectiva.

• Tareas no urgentes y no importantes:

Son tareas que ni son importantes para el cumplimento de los objetivos, ni son apremiantes.

En la siguiente Matriz de Administración del Tiempo, se muestran ejemplos de tareas/actividades tipo de cada uno de los cuadrantes mencionados:

d) Optimización del Tiempo:

Una vez que se han priorizado las tareas a realizar en base al modelo de la Matriz de Administración del tiempo, se debe de adecuar las actividades a los objetivos, es decir, se debe de planificar y programar la realización de estas tareas. 

• Planificación:

Planificar permite:

1. Disminuir las incertidumbres que presenta el futuro
2. Establece previsiones para alcanzar los objetivos deseados
3. Anticiparse a los problemas

• Programación:

La programación sirve para: 

1. Evitar urgencias y crisis
2. Abarcar sólo las tareas posibles
3. Trabajar sobre lo significativo
4. Descartar la indecisión y los aplazamientos
5. Rechazar el estrés y la agitación
6. Mantener el control de las acciones y del entorno inmediato

Las condiciones que han de darse para llevar a cabo una buena programación, son:

1. Preparar una lista de cosas a hacer hoy/mañana
2. Asignarle prioridades
3. Hacerlo todos los días

A modo de resumen, se puede esquematizar el proceso de la planificación-programación como sigue:

1. Lista de actividades a realizar
2. Priorizar por importancia – urgencia
3. Preparar programa semanal
4. Revisar programación diaria