2.2.3. Fases de la Administración de empresas
Según Henry Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas de:
- Planificación
- Organización
- Dirección
- Control
a) Planificación:
- Concepto:
- Procedimiento para establecer objetivos
- Establecer un curso de acción adecuado
- Proceso para obtener una visión del futuro
- Importancia:
- Propicia el desarrollo de la empresa
- Reduce al máximo los riesgos
- Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo
- Tipos:
Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:
- Misión:
- Razón de ser
- Labor
- Encargo
- Servicio
Ejemplo:
La misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.
- Visión:
- Capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro.
Ejemplo:
Un Banco puede tener como visión «ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa».
- Objetivos:
- Resultado que se espera obtener
Ejemplo:
Un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año con respecto al año anterior.
Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).
- Metas:
Fines específicos que integran el objetivo de la empresa
Ejemplo:
Para la empresa que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.
- Políticas:
- Guías
- Lineamientos
Ejemplo:
Competir en base a precios en el mercado.
- Reglas:
- Normas precisas que regulan
- Acciones u omisiones específicas
Ejemplos:
- «no fumar»
- «no ingerir alimentos en este sitio», etc.
- Estrategias:
- Cursos de acción
- Mecanismos para conseguirlo
Ejemplo:
«realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas».
- Programas:
Son planes que comprenden:
- Objetivos
- Políticas
- Estrategias
- Procedimientos
- Reglas
- Asignación de funciones
- Asignación de recursos
- Acciones necesarias
- Tiempo necesario
- Presupuestos:
- Representa las expectativas futuras
- Expresados en términos cuantitativos
- Procedimientos:
- Labores cronológicas
Ejemplo:
Procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.
b) Objetivos:
- Concepto:
- Resultados deseados para individuos, grupos u organizaciones
- Dan dirección a todas las decisiones gerenciales
- Forman el criterio contra el cual los logros pueden ser medidos
- Establecer Objetivos:
- Convertir la visión en específicos blancos de acción
- Crear normas para rastrear el desempeño
- Presiona a ser innovadores y enfocados
- Ayuda a prevenir costos
Tipos de objetivos:
- Financieros: Resultados enfocados en mejorar el desempeño financiero de la compañía.
- Estratégicos: Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posición de negocios a largo plazo.
c) Organización:
- Concepto:
El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra «organismo».
Este implica necesariamente:
- Partes y funciones diversas: Ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.
- Unidad funcional: Tienen un fin común o idéntico.
- Coordinación: Acción distinta, pero complementaria de las demás
- La organización como estructura:
- Mecánica administrativa
- Funciones, jerarquías y actividades
- Cómo y quién va a hacer cada cosa
- Importancia:
- Está en todo el proceso de planeación
- Enlace entre lo que debe ser y lo que es
d) Dirección:
- Concepto:
- Se logra la realización efectiva de lo planeado
- Se ejerce la autoridad en base a las decisiones
- Se trata de obtener los resultados planeados
Obtención de resultados:
- Nivel de ejecución:
- Obreros
- Empleados
- Técnicos
- Nivel administrativo: Jefatura
e) Control:
- Concepto:
- Vigilar actividades planificadas
- Corregir desviaciones significativas
- Función de jefatura a distintos niveles
- Elementos:
- Establecer las normas de desempeño
- Medir los resultados presentes del desempeño
- Comparar los resultados con las normas de desempeño
- Tomar medidas correctivas cuando no se cumplan
- Enfoques del Sistema de Control:
Existen tres enfoques diferentes para diseñar sistemas de control:
- Control de Mercado
- Control Burocrático
- Control de Clan
- Control de mercado:
- Competencia de precios
- Participación relativa en el mercado
- Control burocrático:
- Normas
- Reglamentos
- Procedimientos
- Políticas administrativas
- Control de clan (cultura organizacional):
- Valores
- Normas
- Tradiciones
- Rituales
- Creencias
- Importancia:
- Es el enlace final en la cadena funcional de las actividades
- Forma de saber si las metas se están cumpliendo o no
- Permite que la organización vaya en la vía correcta
- Permite supervisar las actividades a través de normas y pautas