2.8 Canal de Denuncias
Otro aspecto clave dentro de la implementación del compliance está dado por el establecimiento de un adecuado canal de denuncias, para Puyol: «La creación de un Canal de Denuncias no es obstáculo para que las empresas puedan establecer o articular otros mecanismos adecuados, de conformidad a su organización interna, su cultura de cumplimiento o el sistema de gobierno corporativo que considere oportuno crear, con el objeto de permitir la comunicación interna de conductas o actuaciones de carácter irregular de toda índole que tengan una potencial trascendencia para la organización, especialmente las de naturaleza financiera y contable, de modo que la propia empresa tenga un conocimiento puntual de ellas, y pueda aplicar las medidas preventivas o reactivas que considere necesarias o convenientes en cada caso» (Puyol, 2017).
De tal manera, este canal deberá basarse en los principios de objetividad, reacción, opinión y prevención antes indicados como inspiradores para todo el sistema de cumplimiento.
Por tanto, en la aplicación de éstos a la realidad del canal de compliance se debe reconocer que: «…cada día más tiende a convertirse en un Canal de consultas donde los empleados y trabajadores pueden consultar con la empresa las inquietudes de tipo ético, que incidan en la realización cotidiana de sus funcionales laborales y profesionales dentro del ámbito de la empresa, permitiendo, en definitiva a todos ellos, que formulen aquellas cuestiones o preguntas que tengan por objeto la posibilidad de buscar consejo o directrices, bien sea de forma anónima o personal, sobre el cumplimiento de los principios de actuación y normativas asociadas establecidas por la empresa» (Puyol, 2017). Por ende, desde una perspectiva integral, sería recomendable establecer un único canal para la recepción de consultas y reclamos, facilitando de esta forma la adopción de los colaboradores a un único procedimiento, en vez de exigirles discriminar el procedimiento adecuado a utilizar ante cada inquietud.
Con todo, este procedimiento de activación del canal de denuncias no corresponde al único esfuerzo que debe realizar la compañía para evitar el quebrantamiento del código de ética de la organización: «La denuncia de irregularidades se concibe como un mecanismo adicional de cumplimiento de los principios éticos de la compañía, que complementa otros medios de control interno y externo, como antes se anticipó, con otros medios o medidas, entre los que nos interesa destacar: el sometimiento a auditorías internas o externas que permitan evaluar de forma periódica, objetiva, documentada e independiente, el comportamiento ético dentro de las prácticas de las empresas» (Puyol, 2017).
Así, el canal de compliance va aumentando su aplicabilidad, englobando a múltiples situaciones de común ocurrencia al interior de la empresa que se canalizan a través de sus procedimientos.
De esta forma, reconociendo la importancia del canal de denuncias, es necesario que toda empresa, dentro de su propia cultura organizacional determine maneras para el incentivo de la utilización del canal de denuncias: «Con tal propósito, estos medios serían los siguientes: a) La imposición de deberes de denuncia, que se concretaría en el hecho de que cualquier persona que tuviera conocimiento de un hecho delictivo deberá denunciarlo ante las autoridades correspondientes. b) La promesa u ofrecimiento de recompensas de naturaleza económica. c) El ofrecimiento de protección» (Puyol, 2017). Es más, si bien la doctrina es uniforme en llamar a este centro de información como canal de denuncias, resulta mejor, para efectos de esta propuesta, el denominarlo canal de comunicaciones, ya que, al remover el carácter negativo de su denominación, facilita la decisión del colaborador de utilizarlo como un medio válido en la realización de sus funciones.
Para Puyol, dentro de los factores que se pueden considerar como favorables al potenciamiento del uso del canal de denuncia es posible distinguir su externalización, confidencialidad, seguridad, cumplimiento legal, global, abierto, multicanal, flexibilidad, agilidad e integralidad (Puyol, 2017).