2.7 Reglamento de Compliance

Si bien no todos los autores del área plantean la necesidad de la redacción de un reglamento de compliance, resultan interesantes los planteamientos de Carrau: «Es necesario redactar el Compliance en un Reglamento, entre otros motivos, por cuanto la implantación de este sistema de gestión exige definir las funciones y responsabilidades que debe asumir cada uno de los intervinientes, definir las medidas de prevención de los riesgos, establecer un canal de información, regular la necesaria formación, y normativizar un procedimiento sancionador. El Reglamento de Compliance convierte así la declaración de intenciones en una parte más del funcionamiento normado de la persona jurídica» (Carrau Criado, 2016). Así, el Reglamento de Compliance se convierte en una hoja de ruta que unifica todos los elementos que se requieren para la implementación del sistema de autocuidado en la organización.

Con todo, este reglamento debe prepararse especialmente para la organización empresarial que regulará, ya que como explica Carrau: «Es muy importante que el Reglamento de Compliance no sea un modelo copiado de otras empresas. El Reglamento debe adecuarse a la particularidad de cada empresa, a su organigrama, a sus actividades, al modo en que éstas se ejecutan, a las delegaciones de funciones que en ella se hayan podido acordar e incluso a la cualificación de las personas que en cada puesto de la empresa tengamos. Por poner un ejemplo claro, el Reglamento será distinto en una empresa que cuenta con un Oficial de Cumplimiento cualificado profesionalmente de forma especial, frente a otra empresa en la que el Oficial de Cumplimiento sea una persona que, con una formación mínima en la materia, tiene que recurrir a asesoramiento externo para la ejecución de su tarea» (Carrau Criado, 2016).

Dentro del diseño de un reglamento de compliance, surge como elemento fundamental el conocimiento de la cultura organizacional, ya que la forma de gestión de riesgos deberá considerar la información recabada a través de las entrevistas y cuestionarios, reconociendo aquellos canales que han probado ser exitosos en otras áreas afines, replicándolos o unificándolos en la medida de lo posible, para incorporar el sistema de cumplimiento dentro de las prácticas comunes de la organización.

Parte de una implementación exitosa de cualquier reglamentación nueva en una organización, pasa por la capacidad de la administración de no generar quiebres innecesarios en el comportamiento de los colaboradores, incorporando cambios paulatinos de conducta, que se incorporen orgánicamente en la empresa.