5.3. Legalización de Instrumentos otorgados en el extranjero

Para que un instrumento público otorgado en país extranjero, para que pueda ser usado con suficiente mérito en nuestro país, debe, antes que nada, pasar por un trámite administrativo conocido como de «legalización»[1].

La legalización es un trámite ante la autoridad administrativa de un Estado, cuya finalidad es la de establecer el carácter público de un instrumento otorgado en país extraño y la autenticidad o verdad de las firmas de las personas que lo han autorizado. Es independiente de las solemnidades internas de dichos instrumentos y de la eficacia o valor probatorio que ellos pudieren tener.

En nuestro país, esto se encuentra regulado en el art. 17 del Código Civil y en el artículo 345 del Código de Procedimiento Civil. Éste último dispone que los documentos públicos que se hayan otorgado fuera de Chile deben presentarse debidamente legalizados, y se entenderá que lo están cuando en ellos conste el carácter público y la verdad de las firmas de las personas que los han autorizado. Lo anterior, nos indica además que la legalización debe constar en el propio instrumento, no en otro aparte, formando con el original un solo documento.

Por lo que en la práctica se debe seguir con los siguientes pasos;

1. Autorizada la escritura pública ante el notario del respectivo país, la autoridad judicial o administrativa correspondiente legaliza (certifica), el signo, firma y rúbrica del funcionario.
2. Luego, el agente consular chileno certificará la firma de la persona encargada de la certificación antes dicha.
3. Por último, la autoridad correspondiente del Ministerio de Relaciones Exteriores chileno certificará la firma del Cónsul de nuestro país[2].

Cuando nuestro país carece de agente consular en el país extranjero, hará sus veces el agente de una Nación amiga a quien Chile le haya dado tal carácter.

En el caso de instrumentos a hacer valer ante los Conservadores de Bienes Raíces, el art. 63 del respectivo reglamento señala que no se inscribirán sin previo decreto judicial que califique la legalidad de su forma y su autenticidad, conforme los arts. 16, 17 y 18 del Código Civil.

Tras la legalización del instrumento público otorgado en el extranjero, es necesario proceder a su «protocolización». El art. 420 del Código Orgánico de Tribunales señala que, una vez protocolizados, valdrán como instrumentos públicos los instrumentos otorgados en el extranjero, las transcripciones y las traducciones efectuadas por el intérprete oficial y los peritos nombrados al efecto por el juez competente y debidamente legalizados[3].

Cabe señalar que el reglamento Consular de Chile contenido en el D.S. Nº 172 de Relaciones Exteriores, publicado en el Diario Oficial de 29 de junio de 1977, a partir del art. 107[4] establece cuál es la normativa que regula la legalización de instrumentos públicos y la autenticación de firmas o certificaciones. Otorga a los funcionarios consulares en su calidad de Ministros de Fe Pública efectuar los trámites señalados respecto de los documentos o firmas de las autoridades del país en que residen, y cuando ellos hayan de tener efecto en Chile. La legalización consiste en el atestado que estampa el cónsul indicando el carácter público del funcionario que autorizó o legalizó el instrumento, y la autenticidad de su firma. Es un instrumento público y sus copias exigen una actuación para el original y otra separada para cada una de las copias.

Se señala que la legalización del funcionario consular no se referirá sino a la última firma estampada en el instrumento. Es decir, si previo a su actuación existe la de otro funcionario que haya autenticado la firma del notario, por ejemplo, su diligencia se referirá a ella.  Por último,de acuerdo al reglamento, las oficinas consulares deberán tener en su poder un registro con las firmas de las personas autorizadas o competentes para autorizar o legalizar instrumentos.

[1] Vidal Domínguez, (2015) p.104

[2] Vidal Domínguez, (2015) p.105

[3] Vidal Domínguez, (2015) p.105

[4] CAPITULO XXXIII, D.S. Nº 172 de Relaciones Exteriores, artículo 107; “De la Legalización de Instrumentos Públicos. Autenticación de Firmas y Certificaciones 1. Los funcionarios consulares, en su carácter de Ministros de Fe Pública, podrán dar certificados y legalizar los documentos o firmas de las autoridades del país en que residen, cuando tales certificados o documentos hayan de tener efecto en Chile. 2. Los instrumentos públicos extendidos en el extranjero se rigen en cuanto a su forma por las leyes del país en que se hayan sido otorgados, según lo dispone el artículo 17° del Código Civil. La autenticidad de estos instrumentos se probará en Chile mediante la legalización. Dicha legalización consistirá en el testimonio del Cónsul en que da fe del carácter público del funcionario que autorizó o legalizó previamente el instrumento y la autenticidad de su firma. 3. En consecuencia, los funcionarios consulares legalizarán los instrumentos públicos otorgados en el territorio de su jurisdicción, o previamente legalizados por competentes funcionarios de su circunscripción, cuidando de atestiguar, en uno u otro caso, el carácter público del funcionario que autorizó o legalizó previamente el instrumento y la autenticidad de su firma. La legalización de un instrumento público y de sus copias exige una actuación para el original y una actuación separada para cada una de sus copias. La legalización del funcionario consular no se referirá sino a la última firma estampada en el instrumento. 4. Las oficinas consulares deberán mantener un Registro con las firmas y sellos de las personas que de acuerdo con las leyes y reglamentos del Estado receptor, o las prácticas locales, tienen dentro de su jurisdicción competencia para autorizar o legalizar documentos”.