4.2.2. Preparación de Reuniones Efectivas

Unidad IV Conducción de Equipos de Trabajo 4.2.2. Preparación de Reuniones Efectivas

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a) Consideraciones generales:

Antes de planear una reunión es necesario preguntarse si en realidad se debe realizar. En algunas ocasiones, basta con enviar e-mail o entablar unas pocas conversaciones para lograr el mismo resultado en forma más sencilla. Si se decide hacer una reunión entonces debe planearse cuidadosamente; este es quizá el paso más importante que debe tomar el líder.

b) La Agenda:

Planear una reunión implica crear una agenda que funcione hacia un objetivo específico. Esto significa que uno debe saber:

Lo que desea lograr de la reunión
La forma en que lo hará

Debe incluir:

Una lista de los temas que han de tratarse
Los tiempos asignados a cada uno
El tiempo de iniciación y finalización
La ubicación
La lista de participantes
Lo que se espera de ellos

c) Planificación de la reunión:

Antes de la Reunión:

– Establecer objetivos limitados:

Con alguna frecuencia las reuniones están condenadas al fracaso por programas excesivamente ambiciosos.

Para evitar esto:

Mantenga los temas de la agenda dentro de la misma área
Temas no relacionados, considere reducir su número
Mantener la concentración de los participantes de una materia de gran interés

– Asistencia de invitados:

Invite solamente a los necesarios
Mantener el número lo más bajo posible
Deben mirarse como recursos gerenciales

– Herramientas de Control:

Para ayudarle a mantener su reunión controlada y que sea tan productiva como sea posible, usted puede recurrir al uso de las siguientes herramientas:

Comunique a los asistentes el sitio de estacionamiento
Marque los puestos donde se sentarán
Explique que cualquier pregunta será resuelta al final

– Reglas de participación:

Para que el grupo pueda operar sin tropiezos, es necesario establecer unas reglas básicas que se pueden anunciar en un papelógrafo, distribuir o discutir con el grupo, que comprendan cosas como:

Participación
Recesos
Entradas y Salidas
Uso de celulares

– Aspectos físicos:

Finalmente, asegúrese de tener en cuenta los aspectos físicos tales como:

Asientos
Ventilación
Acústica
Iluminación
Sonido
Micrófonos
Durante la Reunión:

– Duración de las reuniones:

Reunión efectiva de negocios: Aproximadamente una hora.
Reunión poco efectiva de negocios: Una hora y media.
Programe recesos si ella puede durar más de dos horas.

– Temas a tratar:

Es necesario asegurarse de que se ha asignado suficiente tiempo para tratar temas que son:

Controvertidos
Altamente complejos
Nuevos para el grupo

– Evaluación:

Al final de la reunión, con el fin de poder mejorar, es conveniente evaluar:

Lo que funcionó bien
Lo que no se logró

Es necesario utilizar un formato que indique lo positivo y lo negativo y fijarse en lo negativo para tomar las acciones a seguir para mejorar posteriormente.