4.2.3. Conducción de un Reunión Efectiva
a) Consideraciones generales:
- Propósito:
Cada reunión tiene un objetivo y la labor del líder es alcanzar el objetivo. Algunas veces es una tarea difícil que requiere que el líder tenga que utilizar sombreros diferentes.
Deberes del Líder:
- Estimular y dirigir la discusión
- Servir de árbitro en disputas
- Interpretar lo que la gente dice
- Planificar cursos de acción
b) Iniciación de la reunión:
- Introducción:
Una vez se inicie la reunión y con el objetivo de poder enganchar la atención de los participantes, para enfocarlos en el problema actual, es conveniente utilizar algo:
- Dramático
- Novelesco
- Humorístico
- Bienvenida:
- Reserve la bienvenida hasta que tenga la atención completa del grupo
- Algunos participantes han aprendido a no escucharlas
- Algunos participantes les toma un tiempo el volverse a concentrar
- Resumen:
- Ponerlos brevemente al día en el tema
- Revise el problema que se va a tratar
- Incluya por qué se formó y su importancia
- Exprese el propósito de la reunión
c) Liderando la reunión:
- Responsabilidad:
Como líder, su responsabilidad personal es lograr las metas de la reunión lo más pronto posible. Así la tarea más básica es lograr que la reunión se mantenga en el tema y en movimiento por medio de la consecución de información y de cifras.
Para poder lograr esto bien se requiere:
- Sugerir nuevas ideas
- Presentar problemas
- Enunciar actividades
- Mantener a los participantes en el tema
- Asegurarse de que todos entienden
- Respetar los sentimientos de la gente
- Reconocer las necesidades de la gente
- Proporcionar la información para tomar decisiones
- Trabajar por consenso
- Proporcionar resúmenes
- Promover la participación
- Desalentar conversaciones privadas
- Involucramiento de las personas:
La reunión no tendrá éxito si usted no explota bien los recursos del grupo. Aquí se presentan algunas sugerencias que se han probado para conseguir el involucramiento de las personas:
- Exprese sus necesidades:
Ejemplo:
Este es un problema potencial serio. Si nuestra reputación sufre daño o perdemos clientes tradicionales, el reversar la situación será muy difícil.
- Apóyese en la experiencia y el expertismo:
Ejemplo:
Juan, tu departamento enfrenta con frecuencia un problema similar. De acuerdo con tu experiencia, ¿qué podríamos hacer en otros departamentos?
- Felicite a una persona:
Ejemplo:
Carlos, parece que estás desarrollando un excelente trabajo para que los insumos no se desperdicien. ¿Qué has estado haciendo?
- Solicite ayuda:
Ejemplo:
Luis, no sé por dónde seguir. Necesito tu ayuda.
- Elija información previa:
Ejemplo:
Andrea, usted dijo ayer que hablaría con varios clientes sobre este problema. ¿Qué averiguó?
Reglas prácticas:
- Mantenga al grupo informado del estado del proceso:
Periódicamente resuma puntos claves y averigüe si están de acuerdo utilizando frases como:
- ¿Están de acuerdo en que este es el paso siguiente?
- ¿Qué sabemos hasta ahora?
- ¿Estamos listos para avanzar?
- Asigne nuevos pasos a lo largo de la reunión
- Asegúrese de responder preguntas específicas
- Cubrir completamente el material
Ayudas audiovisuales:
Cabe recordar que estas son ayudas, más que fines en sí mismos y ellas solas no pueden definir el éxito de la reunión.
Aquí desplegamos las principales ayudas y algunos de sus rasgos usuales:
– Papelógrafo con marcadores:
- Portátiles y fáciles de transportar
- Adecuados para grupos pequeños
- Información útil para las actas
– Gráficos:
- Para enfatizar algunos puntos
- Obtener la atención del grupo
- Muy útiles para grupos grandes
– Entrega de materiales:
- Idealmente cortos
- Entregarlos antes o después de la reunión
- Fáciles de entender
- Bien escritos y sin errores
– Demostraciones:
- Para instruir a los participantes en algún tema específico
- Se explica una operación o una función particular
- El objeto real es la mejor opción de demostrarlo
- Comprende objetos, modelos u otros objetos físicos
Para usar esta técnica tenga en cuenta lo siguiente:
- Que pueda ser observada por todo el grupo
- Que no sea muy grande ni incómoda
- Integrada con el material de la sesión
– Videos:
Debido a que estamos en la generación de la TV/vides ésta puede ser una herramienta de gran valor.
Úsela cuando:
- Los participantes necesiten ver algo complejo
- Se requiere un testimonio de un experto que no está presente
- Se necesita modelar o enseñar una habilidad o un comportamiento
Si utiliza cualquier tipo de videos:
- Diga cuánto dura éste
- Diga cuál es su relación con la reunión
- Ajuste el volumen antes
- Trate de no apagar las luces
- Permanezca atento durante la presentación
Sonido:
- Permite mantener los registros de la reunión
- Se requieren buena calidad y fidelidad.