2.3.3. Proceso de Ingreso y salida de correspondencia

a) Recepción:

Diferenciar la correspondencia:

• Correo ordinario:

1. Se revisa que esté completa
2. Anotar documentación incompleta
3. Informar al remitente la documentación faltante
4. Se timbra con fecha y hora
5. Se devolverá correspondencia equivocada

• Cuentas:

1. Se entrega a finanzas

• Certificados

Documentos oficiales:

• No se abren
• Se entregan directo a la persona

b) Codificación:

Clasificación:

• Origen
• Tipo de documento
• Materia

Asignación de código:

• Se registra en el libro de correspondencia
• Se le asigna un número consecutivo

c) Gestión:

• Dentro de la empresa:

1. La documentación se revisa
2. Adjuntar antecedentes si corresponde
3. Se clasificará como pendiente en caso de trámite

• Fuera de la oficina:

1. Sacar una copia
2. Dejar el original en su archivo

d) Archivo:

• Archivan según la clasificación realizada previamente