1.3.1. Antecedentes Generales de las Licitaciones

Para cumplir adecuadamente con un procedimiento de licitación, es necesario cumplir con las siguientes recomendaciones:

• Bases de Licitación
• Términos de Referencia o Bases Técnicas
• Evaluación y Adjudicación de Propuestas
• Elaboración de Contratos de Servicios

De este grupo, las más importantes son las dos primeras, debido a que mediante la correcta ejecución de ellas se establecerá el camino por el cual se irá desarrollando de una adquisición.

A continuación se entrega el detalle de cada una de ellas:

a)     Bases de Licitación:

Consiste en un documento que normalmente es generado por el área jurídica de la institución, en el que se estipula la relación que existirá entre las partes durante el desarrollo del proyecto. Entre los ítems que debe abordar se cuenta:

• Antecedentes generales:

En que se explica en línea gruesa los motivos para desarrollar el proyecto.

• Calendario de las bases:

Se refiere a indicar de manera clara cuándo se producirán los principales hitos de la licitación, que serán los siguientes:

– Consultas y Aclaraciones:

Indica en qué momento las instituciones participantes en la licitación podrán hacer sus preguntas para aclarar conceptos de las bases o Términos de referencia.

– Recepción y Apertura de Propuestas:

Fecha en que se recibirán y luego se abrirán públicamente las propuestas recibidas.

– Adjudicación de Propuestas:

Indica en qué fecha se comunicará el ganador del proceso de licitación.

• Presentación de las Propuestas:

Indica cuáles son las formalidades que se deben cumplir para la entrega de las propuestas, explicando de manera clara cuál es la documentación que se debe incluir.

Ejemplo: Si se trata de una persona jurídica:

1. Propuesta de licitación
2. En caso de ser sociedad, requiere de la entrega de escrituras de constitución
3. Copia de su inscripción en el Registro de Comercio
4. Publicación en el Diario Oficial
5. Certificado de vigencia social
6. Antecedentes que acrediten la personería del representante.

• Evaluación de las Propuestas:

Se refiere a la forma en que serán evaluadas las proposiciones hechas por los diferentes oferentes y los criterios que se utilizarán para ello.

Se puede indicar que se recurrirá a una Comisión Evaluadora y señalar quiénes serán sus integrantes.

• Adjudicación de las Propuestas:

Explica la forma en que será comunicado la aceptación de la propuesta y los pasos que se darán después de dicha aceptación.

• Plazos:

se refiere a los plazos que se indican para que el proyecto haya sido terminado, dando cumplimiento estricto a sus características, las que se debieron haber indicado en los Términos de Referencia o Bases Técnicas que acompañan a las bases.

• Garantía de Seriedad:

Indica que el ganador de la licitación deberá establecer una garantía en dinero en un banco, mediante la cual asegure la seriedad de cumplimiento durante el proyecto y respalde su respeto por los plazos contenidos en el mismo.

Habitualmente corresponde el 10% del valor de la propuesta económica, incluidos impuestos, con un vencimiento superior en 20-30 días al de vigencia del contrato.

• Garantía Técnica:

Indica que el ganador de la licitación deberá ofrecer un período de apoyo una vez entregado el producto o servicio, con el fin de solucionar problemas técnicos u operativos posteriores a la entrega del producto o prestación del servicio.

Dependiendo de las características técnicas de la adquisición, dicha garantía puede ir de 45 a 90 días.

• Multas:

Indica las situaciones en las que corresponderá descontar, de los pagos restantes o de la garantía, montos de dinero.

Las situaciones en que esto se puede producir, corresponde a una de las siguientes:

1. Incumplimiento o retraso en los plazos de entrega del servicio contratado
2. No entrega de los productos establecidos en el contrato
3. Entrega del trabajo en condiciones distintas a las convenidas

• Forma de Pago:

Indica la modalidad de pago que tendrá la adquisición; normalmente se estipula un porcentaje al comienzo; otro al alcanzar el 50% de avance y uno mayoritario con la entrega conforme final.

• Resolución de Conflictos:

Se debe indicar de qué forma se zanjarán los conflictos que se produzcan; usualmente se indica en qué tribunal estará la competencia para la resolución de los mismos.

b) Términos de Referencia o Bases Técnicas:

Un segundo documento de importancia en la etapa de Licitación lo constituyen los Términos de Referencia (TDR) o Bases Técnicas.

Se trata de un documento en el que se explicita con todo detalle lo que se requiere desarrollar en el marco del proyecto, junto con las condiciones de la entrega y satisfacción.

Para contar con TDR que cumplan con estas características, se sugiere que incluya al menos lo siguiente:

• Objetivo General:

Indicar qué se espera conseguir con el producto o servicio.

• Objetivos Específicos:

Indicar las metas por área que se espera alcanzar con el producto o servicio.

• Resultados Esperados:

Indicar cuáles deben ser los contenidos mínimos que se debe incluir en el sitio.

• Requerimientos Funcionales:

Indicar cuáles deben ser los servicios interactivos que se espera incluir en el sitio.

• Requerimientos Técnicos:

Indicar las características técnicas que debe tener la solución informática que se proponga.

• Metodología:

Indicar de qué forma y en qué plazos se deben entregar los avances que se vayan haciendo en el proyecto de desarrollo.

• Elementos de la recepción final:

Indicar qué elementos serán los que deberá entregar el ganador de la licitación, entre los que hay que destacar los siguientes:

1. Cantidad de productos o tipos de servicios
2. Especificaciones de los productos y servicios a entregar
3. Manuales o guías de usuarios según el tipo de adquisición
4. Capacitación en la utilización de productos o ejecución de servicios según corresponda

c) Evaluación y Adjudicación de Propuestas:

Como parte del proceso de licitación, un elemento que se debe establecer con la debida anticipación, es la forma en que la Institución tomará la decisión de adjudicarla a uno de los proponentes.

Para ello es muy importante que se establezca el mecanismo y que éste sea conocido en todos sus aspectos, de tal manera que todos los participantes sepan de manera transparente cómo fueron evaluados los participantes y quién haya resultado ganador.

Por ejemplo, algunos de los criterios y factores que se tendrán en consideración por parte de la Comisión Evaluadora, pueden ser:

• Perfil de los participantes:

– Composición del equipo de trabajo
– Experiencia en la materia objeto del estudio.

• Calidad de la Oferta Técnica:

– Comprensión de los requerimientos indicados en los Términos de Referencias o Bases Técnicas
– Metodología de trabajo.

• Características de la Oferta Económica.

d) Elaboración de Contratos de Servicios:

Una vez que se ha hecho la adjudicación de los productos o servicios es necesario avanzar en la redacción del contrato, mediante el cual se incluyan todos los elementos que corresponderá resguardar mientras se mantenga la relación de trabajo con el ganador de la licitación.

Para ello se debe incorporar como elemento de valor en el contrato, todo aquello que indiquen las Bases y Términos de Referencia, puesto que en esta etapa las especificaciones que éstos contienen serán los elementos que permitirán verificar el cumplimiento efectivo del proyecto.

Corresponde que esta etapa de la adjudicación sea abordada por los encargados de los temas jurídicos de la institución; no obstante se recomienda que se cuente con la asesoría técnica del Jefe del Departamento que solicito la adquisición, con el fin de asegurar la inclusión de todos los elementos que sean necesarios para una correcta finalización del proceso de compra.