1.8 Notarias y Conservadores

Unidad 6 Gestión Administrativa 1.8 Notarias y Conservadores

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Los Notarios y Conservadores, al igual que Fiscales Judiciales; Defensores Públicos; Relatores; Secretarios Judiciales; Administradores de tribunal con competencia en lo penal; Procuradores; Archiveros; Consejeros Técnicos y Bibliotecarios Judiciales, son auxiliares de la Administración de Justicia en Chile y se encuentra regulados en el Título XI. Código Orgánico de Tribunales.

Notarios: Los Notarios son ministros de fe pública que cumplen un importante rol autentificador, autorizando y guardando en sus archivos los instrumentos que ante ellos se otorgaren. De acuerdo a lo establecido en el Código Orgánico de Tribunales en cada comuna o agrupación de comunas de la República debe haber por lo menos un notario [1], donde ningún notario podrá ejercer funciones fuera de su respectivo territorio.

¿Quién designa a los notarios? Los Notarios son designados por el Presidente de la República, previa propuesta en terna por la Corte de Apelaciones respectiva, la que se forma según se trate de integrantes de la primera, segunda o tercera categoría del Escalafón Secundario del Poder Judicial.

¿Cuáles son los requisitos para ser notario? Para ser notario se deben reunir los siguientes requisitos:

Debe ser chileno
Tener el título de abogado.
Haber ejercido dicha profesión por un año a lo menos.
No encontrarse afecto a alguna incapacidad o inhabilidad legal.

Funciones:

Extender los instrumentos públicos con arreglo a las instrucciones que, de palabra o por escrito, les dieren las partes otorgantes.
Levantar inventarios solemnes.
Efectuar protestos de letras de cambio y demás documentos mercantiles.
Notificar los traspasos de acciones y constituciones y notificaciones de prenda que se les solicitaren.
Asistir a las juntas generales de accionistas de sociedades anónimas, para los efectos que la ley o reglamento de ellas lo exigieren.
En general, dar fe de los hechos para que fueren requeridos y que no estuvieren encomendados a otros funcionarios.
Guardar y conservar en riguroso orden cronológico los instrumentos que ante ellos se otorguen, en forma de precaver todo extravío y hacer fácil y expedito su examen.
Otorgar certificados o testimonios de los actos celebrados ante ellos o protocolizados en sus registros.
Facilitar, a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los instrumentos públicos que ante ellos se otorguen y documentos que protocolicen.
Autorizar las firmas que se estampen en documentos privados, sea en su presencia o cuya autenticidad conste.
Las demás que les encomienden las leyes[2].

El artículo 402 del Código Orgánico de Tribunales, señala que en caso de ausencia de o inhabilitación de un notario, quien es el encargado de designar al abogado reemplazante, el Juez de Letras respectivo de turno. En aquellos lugares con asiento de Corte de Apelaciones, será su presidente quien designe al reemplazante.

¿Cuáles serán las funciones del reemplazante?

Autorizar Escrituras públicas.
Dar término a aquellas actuaciones iniciadas por el titular y que hayan quedado pendientes

¿Cuáles son los libros que deben llevar los notarios? Los libros que deben llevar los notarios son los siguientes:

Debe llevar un protocolo, el que se formará insertando las escrituras en el orden numérico que les haya correspondido en el repertorio. Los protocolos deberán empastarse, a lo menos, cada dos meses, no pudiendo formarse cada libro con más de quinientas fojas[3], incluidos los documentos protocolizados que se agregarán al final en el mismo orden del repertorio. Cada foja se numerará en su parte superior con letras y números. Los protocolos además deben llevar un índice de las escrituras y documentos protocolizados que contenga
Deberá llevar un libro de repertorio de escrituras públicas y de documentos protocolizados en el que se dará un número a cada uno de estos instrumentos por riguroso orden de presentación[4]. Respecto a las escrituras, se dejará constancia de la fecha de anotación, partes que la otorgan y si fueren más de dos, se indicarán los nombres de los dos primeros comparecientes, nombre del abogado, si hubiese redactado y denominación del acto o contrato. Respecto a documentos protocolizados, se dejará constancia de la fecha en que se presenten, páginas y la identidad de la persona que pida la protocolización. El libro repertorio se cerrará diariamente, indicándose el número de la última anotación, la fecha y firma del notario.
Deberá llevar un libro de índice público, en él anotará las escrituras por orden alfabético de los otorgantes y en un índice privado, donde anotará los testamentos cerrados, señalando el lugar de otorgamiento, nombre y domicilio de los testigos. Cabe señalar que El notario entregará al archivero judicial que corresponda, los protocolos a su cargo, que tengan más de un año desde la fecha de cierre y los índices de escrituras públicas que tengan más de diez años[5].

Testamentos: El notario también está encargado de remitir al Servicio de Registro Civil e Identificación, dentro de los 10 primeros días de cada mes las nóminas de los testamentos que se hubieran otorgado o protocolizado durante el mes anterior indicando fecha, nombre y rol nacional del testados y que clase de testamento se trata. Cabe señalar cualquier persona puede solicitar el informe, sin embargo no informará el contenido del testamento

2. Los Conservadores: Los Conservadores, son ministros de fe encargados de los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio, de minas, de accionistas de sociedades propiamente mineras, de asociaciones de canalistas, de prenda agraria, de prenda industrial, de especial de prenda y demás que les encomienden las leyes[6]. Las normas regulatorias del Conservador de Bienes Raíces las encontramos en su reglamento y en el Código Orgánico Tribunales. El Registro Conservatorio estará a cargo de un Conservador nombrado por el Presidente de la República. Sin embargo, en aquellos territorios jurisdiccionales en que solo hubiere un notario, el Presidente de la República podrá disponer que éste también ejerza el cargo de conservador. Además, en aquellas comunas en que hubiere dos o más notarios uno de ellos llevará el registro de comercio y el otro el de bienes raíces.

Libros: El conservador llevará 3 libros:

Registro de Propiedad: El registro de propiedad es aquel en que se inscriben todos los títulos de dominio, por ejemplo, una compraventa de un bien raíz.
Registro de Hipotecas y Gravámenes; En este registro se deben inscribir todas las hipotecas, censos, derechos de usufructo, uso y habitación, fideicomisos, las servidumbres y otros gravámenes semejantes. Por ejemplo, si compramos una propiedad con crédito hipotecario, la hipoteca debe inscribirse en este registro.
Registro de Interdicciones y Prohibiciones de Enajenar; Se debe inscribir todo impedimento referente al inmueble, convencional, legal o judicial. Por ejemplo, la inscripción de un embargo.

¿Qué títulos deben y pueden inscribirse?

Deben inscribirse:

a) Los títulos translaticios de dominio de los bienes raíces; los títulos de derecho de usufructo, uso, habitación, censo e hipoteca constituidos en inmuebles, y la sentencia ejecutoria que declare la prescripción adquisitiva del dominio o de cualquiera de dichos derechos.

b) La constitución de los fideicomisos que comprendan o afecten bienes raíces; la del usufructo, uso y habitación que hayan de recaer sobre inmuebles por acto entre vivos; la constitución, división, reducción y redención del censo; la constitución de censo vitalicio, y la constitución de la hipoteca.

c) La renuncia de cualquiera de los derechos enumerados anteriormente.

d) Los decretos de interdicción provisoria y definitiva, el de rehabilitación del disipador y demente, el que confiera la posesión definitiva de los bienes del desaparecido y el que conceda el beneficio de separación de bienes.

Pueden inscribirse:

a) Toda condición suspensiva o resolutoria del dominio de bienes inmuebles o de otros derechos reales constituidos sobre ellos.

b) Todo impedimento o prohibición referente a inmuebles, sea convencional, legal o judicial, que embarace o límite de cualquier modo el libre ejercicio del derecho de enajenar. Son de la segunda clase el embargo, cesión de bienes, secuestro, litigio, etc.

¿Dónde Inscribir un título de dominio? Los títulos de dominio deben ser inscritos en el Registro Conservatorio de la comuna donde esté situado el inmueble. Para poder inscribir el título respectivo, por ejemplo, una compraventa o una sentencia o decreto.

¿Qué contendrá el título de propiedad? Los títulos de propiedad contendrán:

La fecha de la inscripción
La naturaleza, fecha del título y la oficina en que se guarda el original
Los nombres, apellidos y domicilios de las partes
El nombre y linderos del fundo
La firma del Conservador.

¿Qué contendrá la hipoteca? La inscripción de hipoteca contendrá:

El nombre, apellido y domicilio del acreedor, y su profesión si tuviere alguna; y las mismas designaciones relativamente al deudor, y a los que como apoderados o representantes legales del uno o del otro, requieran la inscripción.
La fecha y naturaleza del contrato a que accede la hipoteca y el archivo en que se encuentra.
La situación de la finca hipotecada y sus linderos.
La suma determinada a que se extienda la hipoteca en el caso de haberse limitado a determinada cantidad.

Ejemplo de Certificado de Hipotecas, Gravámenes y prohibiciones de enajenar y litigios,

Ejemplo de Certificado de Dominio:

Existen Registro Conservatorios, donde es posible realizar solicitudes de manera on line y no necesariamente presencial. Por ejemplo: En el Conservador de Bienes Raíces de Pucón, ingresamos a través de su página https://cbronline.cl/web/ y solicitamos una inscripción de dominio vigente.