2.8.10 j) Integralidad del canal de comunicación

Se espera que el sistema permita hacer frente a todos los procesos de la organización, dando cobertura a todo su quehacer, con un protocolo claro, que permita a quienes participen en una investigación asociada a este punto, conocer los pasos que necesariamente deberán seguirse en éste, considerando el principio del debido proceso, es decir, que todos aquellos que sean involucrados en el proceso puedan ser oídos.

La implementación de un procedimiento de compliance dentro de una organización no se genera por una orden desde la administración de la empresa, sino que debe ir permeando en cada uno de los departamentos de la empresa, de tal manera que se incorpore como parte integrante de la cultura organizacional reconociéndola como una de las prioridades dentro del trabajo de la empresa (Steinberg, 2011, p. 30). Para lograr este objetivo resulta trascendental que el trabajo del oficial de cumplimiento no se centre sólo en los grupos directivos de la organización, sino que incluya dinámicas de comunicación efectiva con las distintas áreas y jerarquías al interior de la organización, por distintas razones:

a) Validará su trabajo con las diversas áreas.

b) Comprenderá la implementación de los procesos en terreno, permitiéndole un análisis preciso de los riesgos de la organización.

c) Establecerá canales informales de comunicación, que le permitirán recabar información respecto de conflictos éticos que se estén dando en las diversas esferas de la empresa.

Se debe considerar en este proceso que la generación de reputación no es posible de lograr, sin una comunicación directa con los actores, por tanto, la validación del rol del oficial de cumplimiento estará directamente relacionada con la cercanía que se realice por los diversos miembros de la organización respecto del sistema integral de cumplimiento.