4.2.4. Paso 4: Enviar Invitación a Proveedores
En este último paso, que finaliza el proceso de creación de Gran Compra, se concreta el envío de las invitaciones de la Gran Compra a los proveedores indicados en el paso 3.
El segundo cuadro de este formulario, contiene la información del periodo en la cual la Gran Compra se encontrará recibiendo ofertas para los productos solicitados, subida de archivos y los criterios de evaluación que se utilizarán en la Gran Compra.
Para finalizar este paso el proveedor debe realizar las siguientes acciones:
- Indicar la fecha hasta la cual se recibirán ofertas:
El sistema no permite la selección de sábados, domingos y festivos. Además se debe considerar que el periodo de invitación debe ser cómo mínimo 10 días.
- Subida de Adjuntos:
Para realizar esta acción, el usuario en primer lugar debe seleccionar alguna tipificación para su archivo (ver siguiente figura). Para finalizar se presionar el botón “Examinar” para realizar la selección del archivo.
En caso que el archivo subido haya sido seleccionado por error o este ya no se requiera para el proceso de Gran Compra, el sistema dispone de la opción para eliminar los archivos.
Los archivos que pueden subirse a la aplicación de Grandes Compras son los siguientes:
- Documentos Word con formato doc y docx.
- Documentos Excel con formato xls y xlsx.
- Documentos pdf.
- Para finalizar el proveedor debe indicar los criterios de evaluación que serán utilizados en el proceso de Grandes Compras.
Una vez que el usuario completó la información, debe presionar el Botón “Crear Invitación”
En el momento de crear la invitación, se muestra un cuadro con los criterios de evaluación que será desplegada a las empresas invitadas, indicando el número de la gran compra, la descripción del convenio, la fecha de término de invitación, los datos del comprador, la unidad de compra, la dirección, la región y la comuna.
Como última acción en este paso usuario debe presionar botón “Enviar Invitación”
Si el usuario define un periodo menor a 10 días aparecerá un cuadro de dialogo indicando el error.
En caso contrario se desplegará un mensaje indicando:
La entidad compradora podrá modificar la fecha de término de la invitación, una vez que se modificó el periodo de invitación no podrá volver a realizarlo.
NOTA:
Una vez finalizado el periodo de invitación de la Gran Compra, el comprador puede consultar la ficha de la gran compra realizada.
En ella aparecen:
- Los datos de los productos adquiridos
- Los proveedores que ofertaron
- El cuadro comparativo
- La Orden de Compra
- Los archivos adjuntos
FICHA DE GRAN COMPRA
La ficha de compra que se muestra a continuación, corresponde a un resumen con las acciones realizadas en los 4 pasos definidos anteriormente.
El acceso a esta ficha se debe realizar a través del buscador presionando sobre el número de la Gran Compra.
En la ficha aparecerán los siguientes iconos
El icono de proveedores (azul) se podrá visualizar los proveedores invitados que los cuales le llegó la invitación a participar en la Gran Compra
Al presionar el icono de OC (rojo) , el usuario podrá generar un archivo pdf con con la ficha de la Gran Compra.
El presionar el icono de ver adjuntos , el usuario podrá revisar los adjuntos que subieron los proveedores para ofertar a la gran Compra.