6.1.1. El Proceso de la Comunicación

El proceso de comunicación debe contar con los siguientes elementos:

• Emisor:

Es la persona que abre el proceso, la que cuenta con una gran fuente de información.

El emisor ha de tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Que su contenido sea comunicable.
2. Que pueda interesar al receptor.
3. Que el lenguaje se adapte al tipo de receptor.
4. Que la ocasión sea la más propicia.

• Receptor:

Es el destinatario del mensaje. Para que la comunicación se lleve a cabo eficazmente, el receptor tendrá que tener una actitud previa de receptividad.

• Contenido:

Es el mensaje que se quiere transmitir.

• Código:

Son las distintas formas y estilos que tiene el emisor para transmitir el mensaje.

• Canal de transmisión:

Es el medio por el cual se canaliza el mensaje codificado.

• Feedback.

Es la variable que va a medir la efectividad de proceso de comunicación Si el receptor responde es que la comunicación ha sido eficaz. Es en este momento cuando el emisor pasa a receptor y viceversa.

La retroalimentación constructiva:

Es un instrumento importante para mejorar la comunicación en el equipo. Algunas razones para llevarla a cabo son:

• Mejora la eficacia del equipo:

La retroalimentación constructiva ayuda a los miembros del equipo a mejorar la eficacia de sus comunicaciones interpersonales, y por tanto mejora la interacción en el equipo y su rendimiento.

Permite al equipo a evaluar sinceramente su progreso con relación a los objetivos.

• Promueve un clima de apoyo mutuo:

Ayuda a promover una atmósfera de seguridad y de apoyo mutuo, debido a no tener que “adivinar” acerca de las reacciones de los otros.

• Previene las agendas “ocultas”:

Previene la aparición de agendas ocultas destructivas, así como el surgimiento de rumores sobre disputas y sentimientos que no son afrontados mediante una comunicación abierta en el equipo y entre los individuos.

• Incrementa la confianza entre los miembros del equipo:

Como consecuencia de practicar una comunicación abierta. Sin embargo, existe una serie de circunstancias en las que es conveniente evitar la retroalimentación:

1. Usted no conoce suficientemente bien el contexto en que se produjo la conducta.
2. La retroalimentación se refiera a algo que la persona no puede cambiar.
3. La otra persona parezca estar en un momento de baja autoestima.
4. Usted se encuentra con un sentimiento de baja autoestima.
5. Su propósito no es en realidad la mejora.
6. Las circunstancias del momento no son apropiadas.

Cómo dar y recibir Retroalimentación:

• Dar retroalimentación:

1. Sea descriptivo
2. No use etiquetas que califiquen a la otra persona
3. No exagere
4. Hable primero sobre uno mismo
5. Limitar la retroalimentación a hechos ciertos
6. Empiece con retroalimentación sobre conductas positivas
7. Ayude a las personas a escuchar

• Recibir Retroalimentación:

1. Respire y relájese
2. Escuche atentamente
3. Agradezca la retroalimentación
4. Reconozca la información correcta
5. Ordenar las ideas que le han sugerido