1.2 Escrituras Públicas
El Código Orgánico de Tribunales, señala en su Art. 403, “Escritura pública es el instrumento público o auténtico otorgado con las solemnidades que fija esta ley, por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público”.
Las escrituras públicas al tratarse de instrumentos públicos, debemos relacionarlo necesariamente con el Art. 1699, el que nos señala lo siguiente: “. Instrumento público o auténtico es el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario. Otorgado ante escribano e incorporado en un protocolo o registro público, se llama escritura pública.”
b1) Requisitos:
- Otorgado ante competente funcionario: Debemos entender que el competente funcionario es el Notario, ministro de fe pública encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren, y de practicar las demás diligencias que las leyes les encomienden[1]. La forma de autorizar una escritura pública es mediante la suscripción o firma al final del documento, certificando la firma de los comparecientes. Se deja anotada en el repertorio la fecha de firma. Cabe señalar que la labor de los notarios se encuentra supervigilada por las Cortes de Apelaciones. Su fuente legal se encuentra en el Código Orgánico de Tribunales, el que regula las materias como el mecanismo para su nombramiento, funciones, organización e inhabilidades. La principal efecto de la función notarial, es la fe pública, y que implica “que lo que el notario plasma en el documento es verdad (exactitud) y toda la verdad (integridad) en relación con el negocio jurídico que se recoge, para lo cual previamente ha de indagar la voluntad de los otorgantes y emplear su experiencia, sus conocimientos jurídicos y su autoridad moral”[2] Por último, señalar que el notario debe ejercer sus funciones es su respectivo territorio jurisdiccional y por excepción otros funcionarios, en casis específicamente determinamos están autorizados para otorgar escrituras públicas, como por ejemplo, el oficial del Registro Civil de las comunas que no sean asiento de un notario.
2. Incorporación al protocolo o registro público: Todo notario deberá llevar un protocolo o registro público el que se formará insertando las escrituras en el orden numérico que les haya correspondido en el repertorio. Las Escrituras originales con las que constituyen la matriz de la escritura pública en la cual aparecen las firmas del notario y de las partes. Al final de las escrituras, si así se lo requiere la gestión que da origen a la escritura, se agregarán los documentos protocolizados en el orden numérico asignado en el repertorio. El Notario, entregará al archivero judicial [3] que corresponda, los protocolos a su cargo, que tengan más de un año desde la fecha de cierre y los índices de escrituras públicas que tengan más de diez años.[4]
3. Solemnidades Legales: En una escritura pública entendemos como solemnidades legales las siguientes:
3.1 Otorgada ante notario competente, esto es, si en la escritura no aparece la firma del notario, se entenderá que es nula. Asimismo, si no es autorizada por una persona que no sea notario o por un funcionario incompetente, también adolecerá de nulidad.
3.2 Firma de las partes, la escritura pública debe ser suscrita por los comparecientes del acto. Se estable en el Art. 408 del Código Orgánico de Tribunales, que, si alguno de los comparecientes o todos ellos no supieren o no pudieren firmar, lo harán a su ruego uno de los otorgantes que no tenga interés contrario, según texto de la escritura, o una tercera persona debiendo los que no firmen poner junto a la del que la hubiere firmado a su ruego, la impresión del pulgar de la mano derecha o, en su defecto, el de la izquierda. El notario dejará constancia de este hecho o de la imposibilidad absoluta de efectuarlo. En caso de omisión de este requisito, la escritura no se considerará pública o auténtica. El acto jurídico en este caso no llegará a existir
4. Forma en que deben extenderse las escrituras públicas:
– Podrán ser extendidas manuscritas, mecanografiadas o en otra forma que leyes especiales autoricen.
– Deberán indicar el lugar y fecha de su otorgamiento; la individualización del notario autorizante y el nombre de los comparecientes, con expresión de su nacionalidad, estado civil, profesión, domicilio y cédula de identidad, salvo en el caso de extranjeros y chilenos radicados en el extranjero, quienes podrán acreditar su identidad con el pasaporte o con el documento de identificación con que se les permitió su ingreso al país.[5]
– Respecto al idioma, éstas deben escribirse en idioma castellano y en estilo claro y preciso. Esto significa que no este concebida en términos oscuros, vagos o imprecisos.
– Siempre se debe individualizar al Notario ante quien fue otorgada la escritura, indicando nombre, apellido, oficio del respectivo y si actúa en calidad de titular, suplente o interino con el número correlativo correspondiente.
– Los comparecientes, deben ser individualizados con sus nombres, apellidos, nacionalidad, estado civil, profesión u oficio, domicilio, cédula de identidad.
– La escritura debe indicar la fecha en fue otorgada y anotada en el repertorio.
5. El Libro de repertorio: Este es un registro que lleva el notario que fundamentalmente cumple la función de evitar la alteración en las datas de las escrituras e instrumentos que se protocolicen. El notario que autorizar la escritura, debe indicar el número de anotación que ella tenga en el repertorio. Una vez que se encuentre firmada por todos los comparecientes, el notario autorizará las firmas y la escritura. Si no se realizaren las anotaciones, no afectará la validez de las mismas, sin perjuicio de la responsabilidad del notario.[6]
6. Nulidad de las Escrituras Públicas: El Código Orgánico de Tribunales, en su Art. 412, señala que las escrituras públicas serán nulas en los siguientes casos:
– Que contengan disposiciones o estipulaciones a favor del notario que las autorice, de su cónyuge, ascendientes, descendientes o hermanos, y
– Aquellas en que los otorgantes no hayan acreditado su identidad en alguna de las formas establecidas en el artículo 405[7], o en que no aparezcan las firmas de las partes y del notario.
[1] Art. 399 Código Orgánico de Tribunales.
[2] Rodríguez Adrador, Antonio, “El principio de legalidad, en El Notario del Siglo XXI”, N°5, (2007) septiembre-octubre, disponible en http://www.elnotario.es/index.php/hemeroteca/revista-15/2289-el-principio-de-legalidad-0-7787505917053209 (consultado el 30 de septiembre de 2017).
[3] www.ajs.cl; El Archivero Judicial de Santiago, es Ministro de Fe Pública encargado de la custodia de los documentos expresados en el Art. 455 del Código Orgánico de Tribunales y de dar a las partes interesadas los testimonios que de ellos pidieran. Según el artículo 455 del Código Orgánico de los Tribunales, le corresponden las siguientes funciones; Custodia de los Documentos, Los procesos afinados, Los libros copiadores y Los protocolos de Escrituras.
[4] Art. 433 Código Orgánico de Tribunales
[5] Art. 405 Código Orgánico de Tribunales.
[6] Art. 430 Código Orgánico de Tribunales; Todo notario llevará un libro repertorio de escrituras públicas y de documentos protocolizados en el que se dará un número a cada uno de estos instrumentos por riguroso orden de presentación. Cuando se tratare de escrituras, se dejará constancia en este libro de la fecha en que se efectúa la anotación; de las partes que la otorgan, a menos que sean más de dos, pues en este caso se indicarán los nombres de los dos primeros comparecientes, seguidos de la expresión «y otros», del nombre del abogado o abogados si la hubieren redactado y de la denominación del acto o contrato. Tratándose de documentos protocolizados, se dejará constancia de la fecha en que se presenten, de las indicaciones necesarias para individualizarlos, del número de páginas de que consten y de la identidad de la persona que pida su protocolización. Sin embargo si la protocolización se indicare en una escritura pública, bastará la anotación ordenada en el inciso segundo. El libro repertorio se cerrará diariamente, indicándose el número de la última anotación, la fecha y firma del notario. Si no se hubiere efectuado anotaciones, se expresará esta circunstancia. La falta de las anotaciones señaladas en el inciso segundo, no afectará la validez de una escritura pública otorgada, sin perjuicio de la responsabilidad del notario.
[7] Art. 405 Código Orgánico de Tribunales; Las escrituras públicas deberán otorgarse ante notario y podrán ser extendidas manuscritas, mecanografiadas o en otra forma que leyes especiales autoricen. Deberán indicar el lugar y fecha de su otorgamiento; la individualización del notario autorizante y el nombre de los comparecientes, con expresión de su nacionalidad, estado civil, profesión, domicilio y cédula de identidad, salvo en el caso de extranjeros y chilenos radicados en el extranjero, quienes podrán acreditar su identidad con el pasaporte o con el documento de identificación con que se les permitió su ingreso al país. Además, el notario al autorizar la escritura indicará el número de anotación que tenga en el repertorio, la que se hará el día en que sea firmada por el primero de los otorgantes. El reglamento fijará la forma y demás características que deben tener los originales de escritura pública y sus copias