2.1.2. Organización de eventos

a) Análisis de la Organización de eventos de empresas:

• ¿Por qué la necesidad de realizar un evento?
• ¿Que se pretende alcanzar?
• ¿Quién debe asistir?
• ¿Cuándo se debe realizar el evento?
• ¿Dónde se debe realizar?

b) Clasificación de los Eventos:

Informativos:

• Asamblea: 

1. Grupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones
2. En asociaciones la asamblea es la reunión de todos los miembros
3. El presidente vela por la buena marcha y orden del día

• Conferencia: 

1. Exposición oral de 1 o varias personas
2. Puede seguirse de un coloquio
3. Proporcionar información o conocimientos

• Jornadas: 

1. Conjunto de reuniones de estudio o trabajo
2. Con número elevado de personas
3. Se realizan en más de 1 día
4. Su principal objetivo es impartir conocimiento

• Simposio: 

1. Exposición oral por parte de varios expertos sobre un tema
2. La duración de la intervención es de 10 o 20 min

Promocionales:

• Ferias y exposiciones:

1. Eventos de empresas o medio publicitario
2. Busca conseguir aumento de las ventas
3. Pueden ser Permanentes o temporales

• Varios:

Rueda de prensa: 

1. Modalidad de entrevista
2. Participa un personaje de actualidad
3. Periodistas efectúan preguntas

Conferencia de prensa:

1. Conjunto de periodistas reunidos
2. Un personaje que expone un tema
3. Con rondas de preguntas

c) Organización y planificación:

• Ferias y exposiciones: 

1. Visitar y determinar el lugar de exposición
2. Entrar en contacto con los organizadores
3. Contrataciones para preparar el stand
4. Preparar lista del material necesario
5. Contratar transportistas (Logística)
6. Diseñar plan de marketing
7. Vigilar montaje e instalaciones técnicas
8. Diseñar calendario de actos

• Inauguraciones y aniversarios:

1. Elegir fecha
2. Elección de invitados
3. Elaborar y enviar invitaciones
4. Contratar los medios de transporte
5. Elaborar un folleto informativo
6. Acondicionamiento de las salas
7. Preparación de regalos o souvenirs
8. Adoptar las medidas de seguridad

• Visitas a fábricas o empresas: 

1. Conocer con los departamentos o zonas a visitar
2. Los grupos de visita no deben superar las 10
3. No es recomendable más de 1 hora
4. Después de visita ofrecer un pequeño refrigerio

• Conferencia de prensa: 

Planificación previa:

1. Elegir fecha precisa
2. Escoger local adecuado
3. Elaborar listado de los medios
4. Elaborar listado de posibles asistentes

Día de la conferencia:

1. Preparar mesa presidencial con carteles identificativos
2. Cuidar fondo de mesa presidencia con la prensa gráfica
3. Ofrecer bebida apropiada para la hora y algo de picar
4. Comprobar micrófonos
5. Entregar a periodistas dossier gratuito con la temática

• Comidas de empresa: 

1. Visitar el lugar y elegir fecha
2. Envío de invitaciones
3. Colocación adecuada de los comensales