2.2 Generalidades del Inmueble Oficina

Generalidades del inmueble Oficina

DISPONER  DE  OFICINA  ADMINISTRATIVA:  El  Organismos  deberá  disponer  en  forma permanente  de  una  Oficina  Administrativa  en  la  región  en  la  cual  se  solicita  su inscripción  en  el  Registro,  acreditada  según  lo  establece  el  Reglamento  de  la  Ley 19.518.  Esta  Oficina  deberá  encontrarse  visada  o  aprobada  por  la  correspondiente

Dirección regional del SENCE. El Reglamento General de la Ley N° 19.518, modificada por la ley N° 19967, señala que las  entidades  que  opten  a la  calidad  de  Organismos Técnicos  de  Capacitación (OTEC) deberán contar con una oficina administrativa apta e

idónea en la región en la cual se solicita la inscripción correspondiente. La entidad postulante podrá tener dicha oficina a cualquier título.

Se  entenderá  que  es  apta  e  idónea  para  estos  efecto,  aquellas  dependencia  que permitan  otorgar  a  los  usuarios  un  buen  servicio  al  mismo  tiempo  cuenten  con  los recursos humanos y técnicos necesarios para proporcionar un eficiente cometido.

Requisitos administrativos de la Oficina

1. Separación:  Deberá  estar  ubicada  en  un  espacio  físico  claramente  diferenciado  y delimitado  respecto  de  otras  personas  jurídicas  naturales (oficinas   individuales).  La  oficina   administrativa   no   podrá  encontrarse   ubicada   al interior    de    establecimientos  de  expendio    de    bebidas    alcohólicas,    máquinas tragamonedas y juegos de destreza, de espectáculos, y establecimientos comerciales.

2. Individualización: La oficina administrativa deberá contar con una adecuada señalética, claramente  visible  a  los  usuarios,  identificando  a  través  de  un  letrero  o  placa  que contenga la razón social o nombre de fantasía del Organismo Técnico de Capacitación, los días comprendidos entre lunes y viernes, en un horario de atención al público el que deberá estar comprendido entre las: 09:00 a 18:00 horas y al menos dos horas diarias.

3. Equipamiento  mínimo:  La   oficina  administrativa  deberá   contar  con  el  mobiliario necesario para poder entregar un buen servicio, además de: teléfono de red fija,   IP u otro, computador con conexión a internet e impresora, además de mantener, dentro de   los   mismos   días  y   horarios   que   el   organismo  ha   definido   e   informado   a   la correspondiente   Dirección   Regional,   el   recursos   humano   necesario   a   efectos   de proveer una adecuada atención a sus usuarios, participantes o partes interesadas. El uso de teléfono celular, en reemplazo de la línea telefónica fija, será aceptado en las siguientes condiciones:

a) El servicio de telefonía celular debe encontrase vigente y debidamente acreditado mediante la suscripción de un contrato con un proveedor, en el  que  se  identifique  claramente  la  institución  y  su  domicilio  (Razón Social, RUT y Domicilio)

b) El  o  los  aparatos  asociados  al  servicio  de  telefonía  celular  contratados deberán   encontrase   permanentemente   disponibles   en   el   lugar   y horarios de atención informados.

1. Si  la  Oficina  Administrativa  se  encuentra  en  un  inmueble  con  dos  o  más  personas  jurídicas  o naturales, de igual manera se deberá cumplir con todos los criterios señalados precedentemente.

2. Si la Oficina Administrativa se ubicara al interior de un inmueble habitacional, esto será aceptado, siempre  que  cuente  con  una  entrada  independiente  al  mismo,  y  se  cumpla  con  todas  las exigencias establecidas anteriormente.

3. Se excluye el uso de las llamadas “oficinas virtuales”, esto en consideración que el personal puesto a disposición de sus clientes en estas oficinas virtuales (normalmente secretarías o recepcionistas) Solo tienen como objetivo colaborar en la ejecución de tareas administrativas generales, como es tomar  recados,  apoyar  en  la  recepción  o  despacho  de  correspondencia,  digitación  de  trabajos, manejo de agenda, etc., normalmente no se involucran en la actividad particular de cada cliente, por lo tanto no cuentan con un conocimiento acabado del  negocio, y no estarían capacitados para cumplir con el requisito de proveer una adecuada atención a los usuarios.

4. En  el  caso  que  la  oficina  administrativa  sea  presentada  por  una  institución  sin  fines  de  lucro exclusivamente  trabajando  exclusivamente  en  programas  con  Gendarmería,  esta  podrá  estar instalada al interior de los penales.

5. En  relación  a  este  punto  la  NCh2728:2015  en  la  cláusula  (Recursos  Humanos)  se  señala  que  es obligación   de   la   Dirección   asegurar   que   su   personal   este   consciente   de   la   pertinencia   e importancia  de  sus  actividades  y  cómo  este  contribuyen  al  logro  de  los  objetivos  de  la  calidad, requisito que resultaría difícil de cumplir cuando se trata de personal que no tiene relación directa con  la  actividad  del  OTEC  y  no  posee  compromiso  formal  con  la  política  u  objetivos,  ni  con administración de este, por cuanto contractualmente depende solo de la empresa que provee este servicio de “oficina virtual”.

6. En  relación  a  este  punto  la  NCh2728:2015  en  la  cláusula  (Recursos  Humanos)  se  señala  que  es obligación   de   la   Dirección   asegurar   que   su   personal   este   consciente   de   la   pertinencia   e importancia  de  sus  actividades  y  cómo  este  contribuyen  al  logro  de  los  objetivos  de  la  calidad, requisito que resultaría difícil de cumplir cuando se trata de personal que no tiene relación directa con  la  actividad  del  OTEC  y  no  posee  compromiso  formal  con  la  política  u  objetivos,  ni  con administración de este, por cuanto contractualmente depende solo de la empresa que provee este servicio de “oficina virtual”.

7. Si posterior a su acreditación, el OTEC desea abrir nuevas oficinas administrativas o sedes, en la misma u otras regiones, entonces deberá comunicarlo oportunamente al SENCE, en la respectiva Dirección  Regional  donde  se  realizará  la  apertura  de  esta  nueva  oficina  administrativa,  lo  cual deberá realizarlo a través del formulario “Actualización de Antecedentes OTEC”, que se encuentra en el sitio web www.sence.cl.

Aquellas  oficinas  administrativas  que  no  estén  registradas  en  el  SENCE,  no  podrán  ejercer funciones en representación del organismo en ninguna de las actividades del sistema nacional de capacitación al alero del SENCE.

1. Toda  la  documentación  utilizada  por  el  Organismo  y  que  se  encuentre  asociado  a  la  Oficina Administrativa registrada, deberá consignar la misma dirección que el organismo haya registrado anteriormente en el SENCE.

2. Aquellos  Organismos  Técnicos  de  Capacitación  que  no  registren  y  acrediten  ante  SENCE  sus oficinas  administrativas,  podrán  ser  sancionados  con  el  cese  de  su  inscripción  en  el  Registro Nacional, de acuerdo a lo dispuesto en el N° 3, del Artículo 21°, de la Ley N° 19.518, modificados por la Ley N° 19.967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

3. Es importante consignar, que de acuerdo a lo indicado en el Art 21 de la Ley 19.518 en su párrafo final se señala que cuando los Organismos Técnicos de Capacitación dejan de cumplir con alguno de los requisitos incluidos en dicho artículo y que se han detallado en el punto B (Requisitos de Acreditación), se verán expuesto al cese de su inscripción en el Registro Nacional de Organismo, perdiendo su calidad de OTEC y en consecuencia los beneficios de operar bajo el alero del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo – SENCE y sus programas.