3.2.2. Causas Que Impiden a un Equipo Funcionar Adecuadamente

a) Causas por las que fallan los equipos de trabajo:

• Falta de metas claras:

Cuando éstas no son específicas y no se transmiten de una manera correcta a cada uno los miembros del equipo, no existirá la cohesión necesaria que buscamos para lograr el objetivo.

• Falta de interés por parte de la dirección:

Cuando las cabezas de la organización no están convencidas y capacitadas para transmitir a través del ejemplo lo que la empresa persigue, nos puede llevar al fracaso desde la conformación del equipo de trabajo.

• Liderazgo no efectivo:

Este es uno de los puntos más relevantes, ya que si no existe un líder, difícilmente el equipo podrá tener éxito.

• Reuniones no productivas:

Cuando las normas de convivencia no están claras entre los miembros del equipo tiene en conjunto con su líder.

• Conflictos personales:

Esto puede causar que se divida en bandos y eso no le conviene al equipo, el equipo debe de trabajar bajo un ambiente de sana convivencia.

• Mala comunicación:

Regularmente los líderes hablan, pero no trasmiten con claridad sus ideas, metas, estrategias, etc. y no sólo eso, además, dan por hecho que el equipo lo entendió y que lo debe llevar a cabo.

• Individualismo:

Cuando uno de los miembros del equipo quiere sobresalir por encima de sus compañeros se tiene que tener cuidado ya que estos elementos están acostumbrados a trabajar solos y no han entendido que existe un equipo y un líder.

b) Variables que afectan la Eficacia de los Equipos de Trabajo

• Expectativas:

Una variable importante del modelo motivacional es “la influencia de otros miembros (especialmente el del que ejerce algún tipo de poder sobre el individuo) sobre el desempeño del mismo en la organización”. 

La idea principal es que las expectativas pueden convertirse en metas por las que luchar y finalmente en logros.

• Efecto Pigmalión:

En el mundo laboral el fenómeno parece consistir en que los directivos comunican casi inevitablemente sus expectativas a través de una amplia variedad de mensajes no verbales, aun cuando no tengan la intención de revelar sus expectativas o incluso deseen disimularlas.

• Autoexpectativas:

Son un conjunto de supuestos que todos llevamos con nosotros acerca de lo que podemos y no podemos hacer, pues cada uno de nosotros posee un conocimiento único de sus fortalezas y debilidades.

La autoexpectativa es el principal determinante de que nuestro logro y desempeño sea negativo o positivo.

• Tipos de Expectativas:

Tradicionalmente, las expectativas se han dividido en dos tipos:

• Expectativas de eficacia
• Expectativas de resultado

Expectativas de eficacia:

Representan la creencia o el juicio que las personas hacemos sobre la seguridad que tenemos de realizar una conducta en particular. Una expectativa de eficacia sería, por ejemplo, el juicio que haces sobre tu competencia para realizar bien un trabajo.  

Expectativas de resultado:

Representan la creencia o el juicio que las personas hacemos sobre la probabilidad de que una conducta tenga unos resultados concretos.

Por ejemplo, una expectativa de resultado sería el juicio que haces sobre la probabilidad de que este curso te aporte recursos para mejorar tu trabajo diario.

• Objetivos y Metodología:

La piedra angular del foco define por qué existe un equipo, hacia dónde va y cómo planea llegar allí. Algunas estrategias clave para desarrollar un foco sólido son: 

– Determinar los objetivos de rendimiento del equipo:

Son los grandes resultados finales que el equipo debe alcanzar en un periodo determinado de tiempo.

Los objetivos se actualizan periódicamente para hacer frente a los nuevos desafíos y son la fuerza que lleva al equipo a centrarse en lo que necesita realizar.

– Planear los proyectos y las asignaciones:

Definir los pasos clave que el equipo debe seguir con el fin de cumplir sus objetivos. La idea es:

– Planea el trabajo y después trabaja en el plan.

Planear cómo lograr los objetivos:

• El enfoque hacia adelante:

Cuando planees tu estrategia, empieza con el día de hoy y traza cada paso necesario para alcanzar el objetivo.

Ordena estos pasos de forma secuencial, cada uno con una fecha límite que vaya desde hoy hasta la fecha en la que el objetivo general se debe alcanzar.

• El enfoque de planificación hacia atrás:

Con este enfoque, empiezas con la fecha final en la cual tu objetivo debe haberse alcanzado y trabajas hacia atrás hasta el presente día.

Es más común el enfoque hacia delante. Sin embargo, cuando te encuentras frente a fechas límite, un equipo a veces encuentra más fácil planificar hacia a tras lo que se debe hacer.

Asegúrate de poner por escrito los planes de trabajo acordados y haz copias para cada persona como referencia y recordatorio.

Aclarar roles y responsabilidades:

Determinar quién va a hacer qué. No des por sentado que los miembros de tu equipo saben lo que tienen que hacer.

Sencillamente habla con los miembros de tu equipo para que los roles estén bien definidos.

No olvides que poner por escrito estas asignaciones permite a todos saber quién está haciendo qué en cada parte del trabajo.

Definir las medidas de rendimiento:

Un estándar de rendimiento es un nivel de rendimiento o una práctica de trabajo que se debe mantener para producir resultados consistentes de alto nivel.

Los estándares pueden establecerse a nivel de políticas o de directrices y a nivel de procedimiento de operaciones.

• Políticas o de directrices:

Usualmente se refieren a áreas importantes de rendimiento que comparten muchos miembros del equipo (si no todos), como el servicio al cliente, la calidad e incluso el propio trabajo en equipo. Deben ser tan claros y precisos como sea posible. 

• Procedimientos de trabajo:

Éstos definen cómo se realizan ciertas funciones. Frecuentemente lo hacen estableciendo una rutina paso a paso o estableciendo prácticas sólidas que aseguran exactitud, minuciosidad y alta calidad.

• Definir los valores fundamentales:

Son los principios guía. Son el conjunto de convicciones que inspiran las prácticas del equipo y guían a sus miembros mientras trabajan.

Los valores fundamentales son los principios que gobiernan el comportamiento y refuerzan la cultura organizativa o el clima que quieres mantener en el grupo.

Gestión de la Información:

La gente simplemente necesita mejor información para tomar mejores decisiones. Cuando la información se comparte libremente, hay más fuerza intelectual para solucionar los problemas.

El intercambio de información en el lugar de trabajo es simplemente el proceso de comunicación entre personas que comparten objetivos comunes.

Un equipo es poderoso cuando la información se comparte abiertamente en una atmósfera de confianza y respeto.

Los miembros se sientes seguros y libres al compartir información que puede ser sensible pero importante para el éxito del grupo.

• Normas del Equipo:

Cuando los grupos de trabajo trabajan juntos durante un largo periodo de tiempo, tienden a desarrollar sus propias NORMAS Y VALORES.

Estas se desarrollan inconscientemente y a fuerza de hábito, por lo que, por lo general, también son muy resistentes al cambio.

• Funciones:

1. Expresan los valores del grupo 
2. Establecen qué es lo que No debe hacer el grupo
3. Ayudan a que el grupo funcione sin problemas
4. Definen un comportamiento social adecuado
5. Ayudan a que el grupo sobreviva

• Tipos de normas:

Schein demostró que hay dos tipos de normas:

1. Normas centrales
2. Normas periféricas

• Normas centrales:

Reflejan las ideas principales de la naturaleza del trabajo, por ejemplo, en un equipo de ventas sería no ofender a un cliente potencial.

• Normas periféricas:

No son tan cruciales y tienen que ver con temas menos importantes, como el comportamiento a la hora del almuerzo.

Schein observó que los grupos normalmente toleran la infracción de normas periféricas, mientras que es mucho más grave incumplir las normas centrales.     

• Actitudes frente a las Normas:

1. Personas sin intereses, que cumplen todas las normas, en las que se puede confiar.
2. Individuos que cumplen las normas centrales, pero rechazan las periféricas si no les convienen. Son creativos y favorecen el cambio en la organización.
3. Personas que aceptan las normas periféricas, pero no las centrales, por lo que se encuentran en un estado de “rebelión subversiva”
4. Personas que rechazan los dos tipos de normas y muestran una actitud de rebelión directa con la organización.

• Establecer Límites:

Cuando un límite no está claramente definido, la gente puede intentar establecer por sí sola dónde establecer el límite, y la historia está llena de ejemplos de cómo la gente se pelea por ello.

La intención de los límites en un equipo no es restringir la acción, sino más bien crear la responsabilidad y la libertad para actuar. 

LÍMITES CLAROS = OBJETIVOS DEFINIDOS Y RECURSOS

• Cohesión de Equipo:

No es lo mismo estar en un grupo que sentir que pertenecemos a un grupo. La cohesión en el grupo es un lazo invisible que une a los miembros, por lo que se ven como “parte de él” y distintos de “los demás”.

Está demostrado que los grupos en los que hay cohesión son más productivos.  

Factores en la Cohesión de un Equipo

• Composición del grupo:

Selección de personas colaboradoras, que sepan trabajar en grupo. Una sola persona conflictiva puede enturbiar el ambiente de trabajo.

• Actitudes similares:

Normalmente implica que la gente disfruta estando en compañía de sus compañeros.

• Objetivos del equipo:

Si la tarea asignada es un trabajo interesante, exigente y motivador, es más fácil que los miembros se involucren en él.

• Tiempo que pasan juntos:

Ofrece la oportunidad de buscar ideas e intereses en común.

• Aislamiento:

Puede producir la sensación de que el grupo es especial.

• Amenazas:

Refuerza la importancia de la interdependencia y puede ayudar a que el grupo sea más sólido, aunque no siempre tienen este efecto.

• Tamaño:

Los grupos pequeños están más unidos que lo más grandes, en parte porque sus miembros interactúan más los unos con los otros.

• Carisma del líder:

La cohesión no surge de forma espontánea, sino que hay que estimularla, y esto es función del jefe.

• Ambiente de trabajo:

Los ambientes más productivos son los que resultan agradables, de respeto y en los que se fomenta la participación y la comunicación.

• Requisitos estrictos para entrar:

Si hay que superar una serie de barreras a la hora de entrar en el grupo, se refuerza la identificación con el mismo.

• Recompensas:

Los incentivos basados en el rendimiento del grupo más que en el de los individuos generan una perspectiva cooperativa y centrada en el grupo.

• Aptitudes del Equipo:

Una alternativa al enfoque de los roles de equipo es considerar a los equipos por las aptitudes que aportan sus miembros.

Katzenbach y Smith (1993) destacan la importancia de que un equipo tenga un equilibrio adecuado de las aptitudes necesarias para desempeñar una tarea determinada.

Podemos dividir estas aptitudes en tres grupos.

• Experiencias técnicas o funcionales:

Cualquier tarea que necesite la creación de un equipo para desempeñarla necesitará una serie de conocimientos especializados.

• Solución de problemas y toma de decisiones:

Una cosa es saber que hay que resolver un problema y otra que el equipo identifique la naturaleza del problema, evalúe opiniones e intervenciones, decida cuál es la mejor manera de actuar y lo resuelva.

• Interacción interpersonal en el grupo:

Un equipo no funcionará bien a menos que sus miembros puedan comunicarse entre sí eficazmente y puedan sobreponerse a los problemas y a los conflictos interpersonales que surjan.

• Perfil del miembro ideal:

Asimismo, se reconoce una serie de características personales que conforman el “perfil del miembro ideal” del equipo de trabajo.

Espíritu de equipo	Antepone los intereses del equipo a los individuales
Colaborador	Dispuesto a ayudar a sus compañeros, detectando las posibles dificultades de algunos de ellos para ofrecer su apoyo
Respetuoso	En el trato personal con el líder del equipo y con sus compañeros
Buen carácter	Contribuye a crear un buen ambiente de trabajo, sin generar conflictos innecesarios. Resulta fácil trabajar con él
Responsable	Acepta sus obligaciones y no trata de evitarlas
Trabajador	Dispuesto a asumir nuevas tareas, sin delegar sin motivo en otros compañeros
Inconformista	Busca constantemente mejorar tanto en su desempeño individual como de equipo

• Toma de decisiones

Las decisiones se toman en grupo mediante uno de estos cinco métodos principales:

• Unilateralmente: las toma el jefe
• Unilateralmente con algunas aportaciones
• Por voto mayoritario simple
• Por proceso consultivo

Unilateralmente:

En la toma de decisiones unilateral una persona asume la responsabilidad de todo el grupo. Normalmente esa persona es el jefe. Como jefe, decides y anuncias tu decisión, y se espera que los otros la lleven a cabo.

PROS	CONTRAS
Te permite actuar rápido Se encarga de las cosas pequeñas Funciona bien en emergencias	Deja a algunas personas rascándose la cabeza (sin entender tu decisión) Puede faltar información importante Genera menos apoyo

Unilateralmente con algunas aportaciones:

Similar al modo unilateral. Aquí una persona, normalmente el jefe, toma la decisión, pero sólo después de haber hablado individualmente con otros miembros del equipo, proponiéndoles ideas y teniendo en cuenta sus opiniones

PROS	CONTRAS
Se mueve rápido Te da más información y percepción Crea más apoyo y comprensión	Consigue poco apoyo de aquellos que quedan fuera del proceso Deja en cortocircuito el análisis verdadero Puede hacer difícil explicar tu decisión

Por voto mayoritario simple:

Tomar una decisión por mayoría simple significa que la mitad del grupo más uno está de acuerdo con una opción, y esa se convierte en la decisión del grupo.

PROS	CONTRAS
Es fácil de administrar Promueve la participación del grupo Ayuda a manejar grupos grandes	Genera un clima de ganadores y perdedores Disminuye la creatividad y la flexibilidad. El

Por consenso:

No significa que todos estés de acuerdo (eso sería unanimidad). Se toma una decisión por consenso cuando todos están de acuerdo en apoyarla. 

PROS	CONTRAS
Crea una actitud de apoyo más sólida Acelera la puesta en práctica. Todos están comprometidos  Desarrolla la habilidad para resolver conflictos de grupo.	Es la que más tiempo toma Requiere el nivel más alto de habilidades de comunicación No funciona para grupos grande

Por proceso consultivo:

En el modo consultivo, una persona (la principal en la toma de decisiones) toma la decisión, pero lo hace con la ayuda del grupo. En el foro colectivo, los miembros del grupo aportan sus opiniones para ayudar al responsable de la toma de decisiones a decidir.

PROS	CONTRAS
Hace posible una comprensión sólida de la decisión Genera una rica aportación para quien toma la decisión Facilita una estructura para maximizar la participación de todos	Hace posible una comprensión sólida de la decisión Genera una rica aportación para quien toma la decisión Facilita una estructura para maximizar la participación de todos

Evaluación y Retroalimentación:

Para asegurar un buen funcionamiento del equipo, la organización debe evaluar con regularidad su rendimiento.

• Objetivos:

1. Detectar posibles deficiencias
2. Tomar a tiempo las medidas oportunas
3. Conocer cómo percibe la organización su desempeño
4. Criterios van a utilizar para evaluarlos

• Reunión de evaluación de la situación:

1. Hacer preguntas
2. Aclarar lo que se ha hecho, o no
3. Manejar la situación de manera individual

• Motivación:

Cualquier equipo de trabajo funciona y se organiza para conseguir sus objetivos. Además de los objetivos generales, que son comunes a todos los miembros del equipo, debemos tener en cuenta los individuales, propios de cada uno de los integrantes.

Estos últimos no pueden ser descuidados pues cualquiera de nosotros necesita un motivo que le incite a desempeñar sus tareas de un modo satisfactorio.

• Estrategias para motivar al equipo son: 

1. Plantear proyectos exigentes
2. Potenciar la autonomía del equipo
3. Ofrecer una gratificación
4. Plantear metas parciales

• Lograr la Implicación:

– Marcar objetivos:

Las metas constituyen un elemento motivacional fundamental. Las metas aumentan nuestra:

1. Motivación
2. Esfuerzo
3. Interés
4. Concentración
5. Persistencia

Sin embargo, no todas las metas son motivantes, ya que tienen que cumplir una serie de requisitos:

1. Cuando son específicas, difíciles y desafiantes
2. Necesitamos recibir un feedback
3. Esta debe ser aceptada
4. Debe transformarse en varias metas a corto plazo

• Creando necesidades:

Para despertar o crear necesidades en los demás o en nosotros mismo debemos:

• Conocer las necesidades:

Que tienen las otras personas o las necesidades más apremiantes que tenemos nosotros, porque, partiendo de la situación actual, nos será más fácil motivar y motivarnos. Debemos partir de lo que se necesita para lograr traerlo o traernos al terreno que nos interesa.

• Ofrecer modos de reducirlas:

Haciendo ver algunos aspectos de los que no se han dado cuenta y que pueden satisfaces las necesidades que hemos identificado anteriormente.

Por ejemplo, si queremos vender un producto de cosmética masculina y observamos que una necesidad importante en los chicos es “ligar”, no tenemos más que hacerles ver que con nuestro producto “ligarán más”.

• Promocionando la motivación intrínseca:

La motivación intrínseca se basa en una serie de necesidades psicológicas como la necesidad de:

1. Autoría
2. Curiosidad
3. Autocompetencia

• Administrando recompensas:

Recompensar un acto bien hecho es una de las formas más comunes de motivar a los demás, aunque también puede ser utilizada para motivarse a uno mismo.

1. Incentivar de antemano
2. Reforzar una conducta

• Mostrar modelos:

Un modelo es un ideal de conducta. Una persona a la que nos gustaría parecernos, un ídolo (modelo positivo), o una persona a la que no nos gustaría parecernos nada, es más, que nos gustaría ser justo lo contrario (modelo negativo). 

1. Tener a alguien con quien compararnos
2. Ejercer de modelo positivo