3.3. Libros Notariales
El Código Orgánico de Tribunales, nos señala en su artículo 429 y siguientes, los libros que deben llevar el notario.
1) Protocolo
“Todo notario deberá llevar un protocolo[1], el que se formará insertando las escrituras en el orden numérico que les haya correspondido en el repertorio[2].”
A continuación de las escrituras se agregaran los documentos protocolizados también conforme al orden numérico asignado en el repertorio.
Los protocolos deberán empastarse, a lo menos, cada dos meses, no pudiendo formarse cada libro con más de quinientas fojas, incluidos los documentos protocolizados, que se agregarán al final en el mismo orden del repertorio. Cada foja se numerará en su parte superior con letras y números.
En casos calificados, los notarios podrán solicitar de la Corte de Apelaciones respectiva autorización para efectuar los empastes por períodos superiores, siempre que no excedan de un año.
2) Índice
Cada protocolo llevará, además, un índice de las escrituras y documentos protocolizados que contenga. Los índices de escrituras deberán ser hechos con el nombre de los otorgantes y si se tratare de personas jurídicas, sucesiones u otra clase de comunidades bastará con anotar el nombre de éstas. Se iniciará con un certificado del notario en que exprese la fecha en que lo inicie, enunciación del respectivo contrato o escritura y nombre de los otorgantes de la escritura con que principia. Transcurridos dos meses, desde la fecha de cierre del protocolo, el notario certificará las escrituras que hubieren quedado sin efecto por no haberse suscrito por todos los otorgantes. Este certificado se pondrá al final del protocolo indicando el número de escrituras y documentos que contiene y la enunciación de las que hayan quedado sin efecto.
3) Repertorio
Todo notario llevará un libro repertorio de escrituras públicas y de documentos protocolizados en el que se dará un número a cada uno de estos instrumentos por riguroso orden de presentación. Cuando se tratare de escrituras, se dejará constancia en este libro de la fecha en que se efectúa la anotación; de las partes que la otorgan, a menos que sean más de dos, pues en este caso se indicarán los nombres de los dos primeros comparecientes, seguidos de la expresión «y otros», del nombre del abogado o abogados si la hubieren redactado y de la denominación del acto o contrato. Tratándose de documentos protocolizados, se dejará constancia de la fecha en que se presenten, de las indicaciones necesarias para individualizarlos, del número de páginas de que consten y de la identidad de la persona que pida su protocolización. Sin embargo si la protocolización se indicare en una escritura pública, bastará la anotación ordenada en el inciso segundo. El libro repertorio se cerrará diariamente, indicándose el número de la última anotación, la fecha y firma del notario. Si no se hubiere efectuado anotaciones, se expresará esta circunstancia. La falta de las anotaciones señaladas en el inciso segundo, no afectará la validez de una escritura pública otorgada, sin perjuicio de la responsabilidad del notario.
4) Índice Público
El notario llevará un libro índice público, en el que anotará las escrituras por orden alfabético de los otorgantes; y otro privado en el que anotará, en la misma forma, los testamentos cerrados con indicación del lugar de su otorgamiento y del nombre y domicilio de sus testigos. El primero estará a disposición del público, debiendo exhibirlo a quien lo solicite y el segundo deberá mantenerlo reservado, no teniendo obligación de exhibirlo, sino por decreto de juez competente o ante una solicitud de un particular que acompañe el certificado de defunción que corresponda al otorgante del testamento. Los índices de escrituras deberán ser hechos con el nombre de los otorgantes y si se tratare de personas jurídicas, sucesiones u otra clase de comunidades bastará con anotar el nombre de éstas.
De acuerdo a lo señalado en el art. 433 del Código Orgánico de Tribunales, “El notario entregará al archivero judicial que corresponda, los protocolos a su cargo, que tengan más de un año desde la fecha de cierre y los índices de escrituras públicas que tengan más de diez años”. Es por ello que cada vez que necesitamos de manera física una escritura y ha transcurrido más de 1 año de su otorgamiento, debemos solicitarla siempre al archivo judicial.
En cuanto a la seguridad y custodia de los protocolos y documentos protocolizados, los artículos 434 y siguientes del Código Orgánico de Tribunales, advierte que éstos deberán guardarse en cajas de seguridad o bóvedas contra incendio.
Respecto a la pérdida o robo o inutilización de los protocolos o documentos pertenecientes a la notaría, el notario dará cuenta inmediatamente al ministerio público para que inicie la correspondiente investigación.
Los protocolos o documentos perdidos o inutilizados deberán reponerse por orden del visitador de la notaría, con citación de los interesados[3].
[1] El protocolo es un registro público que llevan los notarios, el que se forma insertando las escrituras en el arden numérico que les hay correspondido en el repertorio. Diccionario Jurídico Chileno (2001)
[2] El repertorio, en un registro público que llevan los notarios, de escrituras públicas y documentos protocolizados en el que se dar un número a cada uno de estos instrumentos por riguroso orden de presentación. Diccionario Jurídico Chileno (2001)
[3] Artículos 429 al 439 del Código Orgánico de Tribunales. Nº 6, de Los Libros que deben llevar los notarios.