4.1.2 c) Investigación interna de la infracción de la legalidad
Como tendremos oportunidad de revisar en los siguientes apartados, una de las funciones más importantes de una P.d.P. de delitos debería orientarse a la investigación interna de los riesgos asociados a la comisión de un delito dentro de los procesos al interior de la empresa. Para la realización de esta investigación es necesario un conocimiento exhaustivo de toda organización dentro de la persona jurídica, para que de ese modo se pueda detectar toda oportunidad delictiva (Carrau, 2016, pp. 13 y ss.). Por ende, una P.d.P. no puede centrarse sólo en la conducta de sus miembros, sino que también debería revisar la conducta de sus clientes, en el contexto de aquellas operaciones comerciales que parezcan sospechosas. En este sentido, la Ley Nº 20.393 establece una serie de disposiciones que buscan la cooperación de las empresas en la detección de operaciones sospechosas que puedan encubrir el lavado de activos. Así, las empresas deben controlar y vigilar sus transacciones comerciales, con el fin de informar a la UAF de Chile (Unidad de Análisis Financiero) sobre cualquier irregularidad que detecten dentro de estos procesos. La alta dirección debe asegurarse de que la responsabilidad y autoridad en las funciones relevantes se asignen y comuniquen en todos los niveles de la organización (ISO-19600, 2015, p. 20).
Los responsables de cada nivel en la empresa deben asegurarse de que los miembros de la organización adscritos a sus departamentos, funciones o proyectos cumplan, observen y hagan cumplir y observar los requisitos del sistema de gestión de compliance penal. Respecto a los roles, responsabilidades y autoridades en la organización, véase: (ISO-19600, 2015, p. 20).
En este orden de ideas, una P.d.P. permite que los programas de prevención sirvan para preconstituir prueba respecto de la posible comunicación de cargos delictivos que pueda sufrir una empresa. Por ello, una P.d.P. no recae sólo en el encargado de prevención (oficial de cumplimiento), sino que también incide en la actuación del resto del personal de la empresa, es decir, tanto sobre el directorio, ejecutivos, como en el personal subordinado, para dar una respuesta coherente ante la autoridad (Zugaldía, 2013, p. 90).
En este sentido, la empresa debería iniciar una investigación interna cuando exista una denuncia o una situación sospechosa que amerite dar inicio a una investigación, considerando la emisión de informes respectivos. Para ello, se deberán reunir los medios de prueba necesarios, por parte del encargado de prevención, con la finalidad de dar curso a una investigación y un tratamiento adecuado a los riesgos detectados en caso de no identificar algún responsable.
Respecto a la comunicación de incumplimientos e irregularidades, la Norma Española UNE 19601:2017 indica que la organización debe implantar procedimientos adecuados para (UNE: 19601, 2017, pp. 31-32):
a) Facilitar canales de comunicación para que tanto los miembros de la organización como terceros comuniquen de buena fe y, sobre la base de indicios razonables, aquellas circunstancias que puedan suponer la materialización de un riesgo penal para la organización, así como incumplimiento o debilidades del sistema de gestión de compliance penal;
b) Garantizar la confidencialidad o el anonimato de la identidad de las personas que hagan uso de dichos canales de comunicación;
c) Permitir la realización de comunicaciones de manera anónima o confidencial;
d) Prohibir cualquier represalia, tomando medidas necesarias para proteger aquellos miembros de la organización o terceros que realicen comunicaciones de buena fe y, sobre la base de indicios razonables, a través de dichos canales de comunicación;
e) Facilitar asesoramiento a aquellas personas que planteen dudas o inquietudes relacionadas a través de canales de comunicación establecidos por la organización;
f) Garantizar que los miembros de la organización conozcan los canales de comunicación existentes y los procedimientos que regulan su funcionamiento;
g) Fomentar el uso de canales de comunicación entre los miembros de la organización.
Una vez realizado el procedimiento de investigación interna, para detectar los riesgos que exponen a la empresa a una responsabilidad penal, se adoptarán las medidas que se estimen necesarias para prevenir la reiteración de las infracciones detectadas. En este contexto las labores de investigación interna de la entidad se enmarcan dentro de las facultades de autorregulación. Así, por medio del ejercicio de éstas, la organización asume el compromiso y obligación de colaborar con la autoridad en el esclarecimiento y persecución de la comisión de delitos en su seno.
En términos simples, toda P.d.P. de riesgos penales en la empresa se condice con una manifestación indubitada de autorregulación tendiente al cumplimiento legal, esto es, una forma de auto imposición voluntaria de estándares de conducta que busca asegurar el cumplimiento legal explicitado y sometido a un modelo de organización, y, sin duda, uno de los procedimientos básicos de esta fórmula preventiva consiste en las investigaciones internas (Nieto Martín, Investigaciones Internas, 2015) que la propia entidad ponga en marcha ante situaciones eventualmente riesgosas y que la expongan eventualmente a asumir responsabilidad penal.