4. Derecho Notarial

La función notarial es ejercida a través de una estructura que se encuentra dotada de un conjunto de recursos humanos, materiales y técnicos, a la que denominamos “Notaría”.

¿Qué es el ejercicio de la función notarial?

Esta función consiste en dar fe pública respecto del otorga­miento de actos y sus intervinientes, de circunstancias relacionadas con actuaciones ejecutadas por los interesados o terceros, o bien de hechos en los que intervienen a solicitud de parte[1].

Definición legal de los notarios: El artículo 399 de nuestro Código Orgánico de Tribunales define a los notarios como los “ministros de fe pública encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren, y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende”.

En nuestra legislación la figura se encuentra regulada como un auxiliar de la administración de justicia, lo que remarca en la función que cumple como coadyuvante en el desarrollo de la función jurisdiccional.

La labor de los notarios se encuentra supervigilada por las Cortes de Apelaciones y su fuente legal principal sigue encontrándose en el Código Orgánico de Tribunales que regula materias como el mecanismo para su nombramiento, sus funciones, organización e inhabilidades.

En lo que respecta a la naturaleza de su función, queda supeditado al control disciplinario de las respectivas Cortes de Apelaciones”, agregando Peña y Velozo que “no son formalmente funcionarios de la administración del Estado, pero están afectos a un régimen disciplinario y sujetos al sistema de califica­ciones del Poder Judicial”.

Así, nos encontramos ante un funcionario público, profesional del derecho, dedicado al ejercicio de la fe pública en las relaciones de dere­cho privado que los particulares traten de establecer.

En lo que respecta a sus funciones y en sentido amplio, señala Figueroa, los notarios “cumplen diversos roles: dan validez y registran actos jurídi­cos de relevancia para la sociedad; actúan como representantes de la fe pública respecto de determinadas transacciones y, en ocasiones, cooperan con la función jurisdiccional de los tribunales”, agregando que varias de estas acciones buscan entregar certidumbre a las relaciones jurídicas y a los derechos de propiedad.

A lo anterior agrega Peña y Velozo que “la demanda por servicios notariales nace, la mayor parte de las veces, por requerimientos legales”, porque cumplen una función para la que existe una demanda garantizada por ley.

Ratifica este criterio Casarino, cuando señala que “las funciones esen­ciales de los notarios consisten en intervenir en el otorgamiento de las escrituras públicas y en la expedición de las copias respectivas”.

La doctrina más actual ha querido darle también un rol preponderante en el sentido que el adecuado cumplimiento de sus funciones permitiría descongestionar el sistema judicial, o incluso asumir funciones que hoy se encuentran radicadas en sede jurisdiccional.

Número: A lo menos uno en cada comuna o agrupación que constituya territorio jurisdiccional de Jueces de Letras

En agrupaciones de comunas, P. Rep., previo informe C. Apelaciones respectiva, puede crear nuevas notarías dentro del territorio de determinada comuna, pudiendo tales notarios ejercer funciones dentro todo el territorio del juzgado de Letras civil que corresponda

Si existe más de una notaría, P. de la Rep asignará a cada una una numeración correlativa, independiente del nombre de quienes las sirven (Primera Notaría de Santiago, Segunda… etc)

Ningún notario podrá ejercer sus funciones fuera de su respectivo territorio (art.400 COT)

Requisitos. No pueden ser notarios:

1. Los que se hallaren en interdicción por causa de demencia o prodigalidad                      
2. Los sordos, los ciegos y los mudos
3. Los que se hallaren procesados por crimen o simple delito, y
4. Los que estuvieren sufriendo la pena de inhabilitación para cargos y oficios públicos. (art4 65 COT)    

Nombramiento: P. Rep. previa propuesta en terna (arts.459 y 287 COT)

Funciones: 

1. Extender los instrumentos públicos con arreglo a las instrucciones que, de palabra o por escrito, les dieren las partes
2. Levantar inventarios solemnes (arts.858 a 865 CPC)
3. Efectuar protestos de letras de cambio y demás documentos mercantiles; (Ley Nº18.092)
4. Notificar los traspasos de acciones y constituciones y notificaciones de prenda que se les solicitaren;
5. Asistir a las juntas generales de accionistas de SA, para los efectos que la ley o reglamento de ellas lo exigieren
6. En general, dar fe de los hechos para que fueren requeridos y que no estuvieren encomendados a otros funcionarios
7. Guardar y conservar en riguroso orden cronológico los instrumentos que ante ellos se otorguen, en forma de precaver todo extravío y hacer fácil y expedito su examen
8. Otorgar certificados o testimonios de los actos celebrados ante ellos o protocolizados en sus registros
9. Facilitar, a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los instrumentos públicos que ante ellos se otorguen y documentos que protocolicen
10. Autorizar las firmas que se estampen en documentos privados, sea en su presencia o cuya autenticidad les conste;
11. Las demás que les encomienden las leyes. (Ej actuarios juicios partición)

Remuneración:  Por los requirente de sus servicios, de acuerdo al arancel (art.492 COT) (DS Nº 74 , DO 21/03/1994)

Subrogación: Inhabilitación o ausencia Notario Juez de Letras de turno o el P. C. Apelaciones, respectiva designan un abogado reemplazante (art.402 COT)

Notario puede proponer abogado reemplazante, bajo su responsabilidad, siempre que no esté afecto a medida disciplinaria

La responsabilidad disciplinaria

Los notarios son susceptibles de ser sancionados mediante la aplicación de las medidas disciplinarias que rigen para todos los auxiliares de la administración de justicia, pero también cuentan con un catálogo propio de infracciones y sanciones, contemplado en el artículo 440 del COT.

Así, las conductas previstas en esa norma admiten sanciones de distinta graduación, así como la amonestación, la censura o la suspen­sión, correspondiendo la competencia para su aplicación a la Corte de Apelaciones del respectivo territorio jurisdiccional donde los notarios ejerzan sus funciones.

Responsabilidad penal

En lo que respecta a la responsabilidad penal del notario, se tipifica cuando aquel incurre en los delitos configurados en la ley penal, pero atinentes a su labor en el ejercicio de la función pública.

Se fundamenta dicha responsabilidad en que el ejercicio de la función notarial está íntimamente ligado a la preservación de un valor superior, y el notario, depositario de la fe pública que incurre en un delito contra esta, perjudica al Estado, dañando a los particulares y a la sociedad.

Surge por tanto de la violación a los deberes que vienen estatuidos por la ley, originándose la infracción en los hechos de los notarios que pueden alterar la seguridad jurídica o el orden de la comunidad, siempre y cuando estén tipificados en una norma penal.

Los tres principales deberes del notario en lo que respecta a la veracidad, legalidad y custodia del documento, y a los que ya hicimos referencia, encuentran sus respectivas antítesis en la falsedad, la violación del secreto profesional y la destrucción u ocultación del documento público.

Estas infracciones implican que la responsabilidad penal puede ha­cerse efectiva si se comprueba que el notario ha actuado con malicia en alguno de los hechos descritos en las letras a, b y c del artículo 440 del COT25, siendo castigado con la pena que señala el artículo 193 del Código Penal.

También se castigará al notario que ejerce sus funciones fuera del territorio jurisdiccional de su competencia, aplicándose en este caso una pena de reclusión menor en cualquiera de sus grados.

Se castiga además la falsedad en la que pueda haber incurrido, au­tentificando una firma que no corresponda a la de la persona que haya suscrito el documento respectivo.

Si la situación anterior se produce por su negligencia o ignorancia inexcusable, será penado con presidio menor en su grado mínimo o multa de 5 a 10 ingresos mínimos mensuales.

La sanción penal impuesta al notario siempre lleva aparejada la san­ción de inhabilitación especial perpetua para el ejercicio del cargo sin perjuicio de otras penas accesorias.