5.1 Administración Oficina y Archivos
Progreso del Lección
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Administración de Oficina
Se refiere a un cúmulo de métodos y de técnicas que permiten que el trabajo de la oficina sea más sencillo y más rápido que implica:
- Simplificación de los sistemas de trabajo y el mejoramiento de los equipos de la oficina
- Crea un ambiente de trabajo tal que permite aumentar la eficiencia administrativa y al mismo tiempo incrementar el bienestar personal.
- Proporciona grandes beneficios, tanto en ahorro de tiempo como en dinero.
- Empieza con la simplificación de las rutinas diarias hasta estudiar la distribución del espacio en la oficina y las condiciones físicas del ambiente de trabajo.
- Da sugerencias sobre cómo puede simplificarse el trabajo para hacerlo más eficiente y agradable.
La simplificación del trabajo
a) Concepto:
Es un método sistemático para la eliminación de detalles innecesarios que redunden en pérdida de tiempo, esfuerzo y materiales.
Reduce al mínimo el esfuerzo para consumar alguna tarea, sea mental o física.
Mejora la ejecución de una operación a través de métodos tales como:
- Redistribución del trabajo
- Eliminación, redistribución o combinación de las fases de la operación,
- Nivelación o tabulación del trabajo
- Adopción de un nuevo dispositivo para la oficina.
b) Beneficios:
El empleo concienzudo de las técnicas de simplificación del trabajo se traduce en resultados múltiples y de gran alcance. Los más comúnmente logrados son:
- Una mayor satisfacción y mejor disposición de ánimo por parte del empleado al hacer más fácil la ejecución de su trabajo.
- Una reducción en el número y costo de las operaciones administrativas, mediante la supresión de trámites y la combinación o eliminación de formas, registros, copias de archivo, etc.
- Una mejor supervisión a través de una mayor iniciativa individual.
- Utilización más efectiva del personal por la reducción de movimientos de transporte y de tiempo innecesario.
- Mejor atención al público a través de una disminución de tiempo y de otras necesidades.
- Un renovado interés en sus trabajos por parte de los individuos empleados, como resultado de la comprensión más clara del papel que desempeña y de su relación con otros dentro de la oficina.