6.1.2. Comunicación Efectiva en los Equipos de Trabajo

A continuación la mejor manera de expresarnos tanto de palabra como a través de las formas.

a) La comunicación verbal:

Al hablar de comunicación verbal nos estamos refiriendo al tipo de lenguaje que debemos utilizar. Por supuesto, el uso de las palabras va a depender de muchos factores.

El principio básico para que nuestro mensaje sea aceptado y comprendido radicará en que nuestro lenguaje sea:

• Claro:

1. Preciso
2. Sencillo
3. Evitando tecnicismos
4. Frases hechas
5. Refranes
6. Palabras rebuscadas

• Gráfico y descriptivo:

De forma que genere imágenes mentales con claridad, pues no tenemos ningún otro medio de apoyo más que la palabra.

• Dinámico:

Hecho que se consigue evitando los verbos en futuro y condicional, conjugándolos en presente y no demostrando ninguna expresión de vacilación.

• Positivo:

Sin utilizar giros y expresiones que evoquen ideas negativas, sino palabras y frases:

1. Confirmadas
2. Positivas
3. De interés

• No redundante:

Evitando superlativos inútiles o demasiados adjetivos; siempre que sea posible, utilizar una sola palabra en lugar de una frase.

• Adaptar el lenguaje:

Trataremos de que nuestro lenguaje esté adaptado al tipo de lenguaje que utiliza el interlocutor y que tendrá que estar encaminado al fin que se persigue.

• Evitar falsedades:

Es importante evitar la falsa confianza y la falsa humildad. En este sentido, hay que tener muy claro que «si el receptor no entiende es culpa del emisor».

b) Comunicación no verbal:

La comunicación no verbal es todo aquel lenguaje que surge de nuestro cuerpo y que no depende de las palabras que decimos.

De ahí que nos detengamos en aquellas habilidades sociales que se debe observar:

• La mirada:

Los ojos pueden expresar todo tipo de emociones:

Cuando una persona está hablando:

1. Ir repartiendo la mirada por derredor
2. De vez en cuando fijar la vista en la cara del interlocutor
3. Mirada debe ser frontal

Nunca llevaremos a cabo una mirada de arriba abajo a nuestro interlocutor, ya que si lo hacemos sentirá que le estamos haciendo una «radiografía».

• Los gestos:

Los gestos de la cara son los que realmente permiten leer el estado de ánimo de una persona.

1. Ver una sonrisa en nuestro interlocutor nos predispone a relajarnos
2. Provoca mayor fluidez en la comunicación

• Las manos:

Las manos pueden ser las grandes traidoras de nuestro cuerpo. Muchas veces no les prestamos suficiente atención y se encargan de exteriorizar cuál es nuestro estado de ánimo.

Por ejemplo, si vemos a una persona con expresión tranquila, pero le vemos frotándose las manos o tamborileando los dedos sin cesar, acabaremos pensando que esa persona está realmente nerviosa.

• La postura:

Los estudiosos del tema obtienen a través de la kinesia (teoría sobre las diferentes posturas del cuerpo) unas conclusiones sobre la validez y estado de ánimo de la persona que se tiene enfrente.

En cualquier caso, sea cual sea la postura elegida se debe procurar dar sensación de relajación y atención a la otra persona.

Si nuestro cuerpo está relajado, provocaremos esa misma sensación. No olvidemos que nuestro cuerpo tiende a reproducir por inercia nuestro estado de ánimo.

• Vestimenta:

La propia empresa dicta sus normas sobre lo que se espera de la vestimenta. En general, suele optarse por ropa de tipo «neutro», ni demasiado clásica ni demasiado moderna y con colores que no llamen mucho la atención.

Igualmente, tampoco deben llevarse excesivos adornos y en el caso de las mujeres no excederse con los cosméticos.

• La voz:

El tono de voz y la dicción que mantengamos refleja en gran medida nuestro estado de ánimo.

• Tono de la Voz:

Al igual que con la voz se puede:

1. Persuadir
2. Tranquilizar
3. ofrecer confianza

También se puede:

1. Crear un mal clima
2. Ofender
3. Preocupar
4. Disuadir

Se debe evitar a toda costa expresar:

1. Monotonía
2. Cansancio
3. Desinterés

Dicción:

1. Modulación
2. Velocidad
3. Entonación
4. Ritmo
5. Pausas

Es importante adaptar estos componentes según cada momento de la comunicación.

La expresión debe reflejar:

• Cortesía:

Si utilizamos una serie de elementos corteses, la persona con quien hablamos percibirá inmediatamente una sensación de bienestar.

Por ello:

• No debemos interrumpir
• Utilizar el nombre de la persona

Igualmente es importante decir siempre:

• Por favor
• De nada
• Gracias
• Amabilidad:

Sonreír cuando se habla, se refleja en la voz. Por ello, es importante ser correcto, amable y simpático. Siempre gusta escuchar más a una persona simpática que a una que no lo es.

• Interés:

Se trata de hablar con la persona, no consigo mismo. Por ello, tendremos que hablar con un cierto entusiasmo, pero sin exagerar.

Es imprescindible pedir disculpas por errores, equivocaciones o demoras y dar explicaciones siempre que sean necesarias, de forma completa y exacta.

Es mejor perder varios segundos buscando una información que perder para siempre la confianza de un cliente.

• Confianza:

Un tono de voz seguro refleja conocimiento y experiencia en el tema.

No hay que demostrar lo que no se sabe, así como nunca se deben dar datos equivocados o adivinar una información que podría estar alejada de la realidad.

En cuanto a la articulación de la voz, consiste en la vocalización de las palabras. Lo que hay que hacer es:

1. Abrir bien la boca, marcando bien las palabras.
2. Cuidar la correcta pronunciación.
3. Separar cada palabra de las demás.
4. Pronunciar la palabra entera.

La velocidad debe ser media en la comunicación que no es cara a cara, ya que no disponemos de signos gestuales que ayuden a la compresión del mensaje.

Igualmente, si queremos conseguir una conversación fluida y agradable, tendremos que hablar más despacio si el interlocutor es muy rápido, y viceversa si el interlocutor habla muy despacio.

Las pausas deberán ser mayores cuanto más lenta sea la conversación, sin olvidar que ninguna pausa debe ser demasiado prolongada, o se producirá un clima de tirante intranquilidad. Las pausas deben usarse para:

1. Subrayar palabras importantes.
2. Forzar a hablar al interlocutor.
3. Despertar el interés.
4. Escuchar al interlocutor.
5. Permitir un momento de reflexión.

c) Comunicación Efectiva en el Equipo de Trabajo:

Una buena comunicación en el equipo de trabajo es esencial para generar un entorno que impulse un rendimiento excelente.

Podemos afirmar que la comunicación es una herramienta clave en los equipos de trabajo.

• Emisor y Receptor:

Hay una serie de factores que afectan a cómo los emisores comunican, y al modo en que los receptores comprenden el mensaje.

Las palabras utilizadas:

– Múltiples significados:

En Castellano, muchas palabras tienen múltiples significados (lo que se denomina “polisemia”).

Por ejemplo:

• Contraste:

1. Diferencia
2. Desigualdad
3. Variedad
4. Antítesis
5. Comprobación

• Determinación:

1. Valor
2. Fallo
3. Disposición
4. Voluntad
5. Precisión

Esta polisemia puede tener efectos negativos en la comunicación, en el sentido que el emisor utilice una palabra en un sentido, y el receptor la interprete en otro distinto.

• Jerga:

Un grupo profesional o social utiliza palabras que tienen un sentido concreto para ese colectivo, y que puede ser diferente fuera del mismo.

• Acrónimos:

Son palabras que están formadas a partir de las letras iniciales de otras palabras o frases.

Por ejemplo:

• OCDE:

Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico

• ODS:

Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Es posible que el receptor no conozca el significado de un acrónimo.

• Experiencia:

El conocimiento de la situación del otro, de sus experiencias y educación, puede servir de guía para seleccionar las palabras apropiadas.

También para utilizar adecuadamente los gestos y el tono, de forma que faciliten transmitir el mensaje eficazmente.

• Actitudes:

La actitud se define como la disposición, posición y sentimiento hacia una persona, cosa o situación. Las actitudes del emisor y del receptor afectan a la comunicación.

Por ejemplo, si el receptor está en una posición hostil, será extremadamente sensible a la forma de expresión del mensaje. Esto influirá sobre qué y cómo escucha el mensaje.

• Habilidades:

Las habilidades de comunicación influyen también sobre la calidad de la comunicación en el equipo. Por lo tanto, es preciso desarrollar estas habilidades para comunicar eficazmente, al tiempo que es conveniente tener en cuenta las habilidades de los demás para interpretar mejor las ideas que transmiten.

• Barreras para una Buena Comunicación en el Equipo de Trabajo:

En cualquier situación pueden surgir barreras para una eficaz comunicación en el equipo. Estas han de superarse para que el equipo de trabajo se desenvuelva con éxito.

Imponer:

– Decirle a una persona qué debe hacer:

Como es lógico, hay situaciones en las que actuar así es necesario. No obstante, es mejor estimular una comunicación abierta, en la que los miembros del equipo se sientan libres para expresar sus puntos de vista y perciban un clima participativo. Esto es crucial en un equipo de trabajo.

Amenazar:

Si usted utiliza su autoridad formal para obligar a otra persona a ceder, amenazando con consecuencias negativas, suprimirá completamente el espíritu de cooperación necesario en todo equipo de trabajo. Además, levantará un muro impenetrable para la comunicación abierta.

Aleccionar:

Esto es, decirle a otra persona del equipo lo que es y no es una conducta adecuada.

Aconsejar sin habérselo pedido:

Es posible que usted esté llegando a conclusiones sin conocer todos los datos. Sea, por tanto, cuidadoso y elegante cuando verdaderamente quiera ayudar a otro miembro del equipo.

Juzgar:

Hacer juicios negativos o evaluaciones de la otra persona, descalificando o minusvalorando su contribución.

Por ejemplo: «Se cierra tanto en sus opiniones que es imposible tratar con él”.

Elogiar falsamente:

Si elogia a alguien, hágalo sobre la base de conductas o desempeños específicos.

Ridiculizar:

Los sentimientos sobre un tema de debate deben abordarse de manera constructiva. No pueden ser ignorados si realmente queremos comunicarnos de manera efectiva.

La responsabilidad de la eficaz comunicación en el equipo es una labor tanto del emisor como del receptor, ya que la comunicación es un proceso interactivo:

1. Enviamos información
2. Recibimos información
3. Verificamos la recepción