5.1.1 La Distribución del Trabajo
La distribución del trabajo
Uno de los principios básicos de la buena administración es el mantenimiento de una distribución adecuada del trabajo, de manera que sean debidamente utilizadas las habilidades de los empleados.
Siempre que existan dos o más personas trabajando juntas, se presentará el problema de la distribución del trabajo y será, por lo tanto, aplicable la gráfica de distribución.
- Gráfica de la distribución del trabajo:
Esta gráfica no es más que una tabulación del trabajo efectuado por cada empleado dentro de un grupo u oficina determinada.
Proporciona a la persona que hace el estudio de labores toda la información que necesite respecto a la división del trabajo en la oficina, tales como:
- Expresa todo el trabajo que se ejecuta en una oficina
- Qué empleados desempeñan las diversas actividades
- Tiempo necesario para su ejecución
- Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo
Es simplemente una tabulación de los diversos tipos de trabajo que se realizan y del tiempo que cada empleado dedica a cada actividad.
Trata lo relativo a tres grupos de datos:
- ¿Qué es lo que se está haciendo en la oficina?
- ¿Quién lo está haciendo?
- ¿Qué tiempo toma el hacerlo?
Nos presenta estos hechos en forma de tabla, que permite un fácil análisis de los mismos. No es necesario el empleo de símbolos, de formas o de terminología especiales.
Fuente de material informativo:
Con el fin de preparar una eficiente gráfica de distribución del trabajo, se hace indispensable examinar de dos maneras el trabajo de la oficina.
- Primaria:
Desde un punto de vista general para poner de relieve las principales labores de la oficina. Se traducirá en la lista de tareas para cada empleado. Estas listas constituyen la materia prima o fuente básica de información, a partir de las cuales se formula la gráfica de distribución del trabajo.
- Secundaria:
Por medio de enfoques parciales, para descubrir al detalle las tareas individuales que implica la ejecución de estas actividades principales.
Lista de actividades:
Esta lista representa, en realidad, el inventario de los asuntos más importantes que se llevan a cabo dentro de una oficina. Se consignan en ella sólo las principales actividades.
- Gráfica del Proceso:
- Señala qué es lo que se hace dentro de una oficina
- Distribución de las actividades entre los empleados
- Cómo se ejecuta el trabajo
Símbolos del Proceso:
Con el objeto de lograr un registro completo y detallado del trabajo y de conservar a la vez la simplicidad y la concisión, la gráfica de proceso recurre al empleo de los siguientes símbolos:
- Las operaciones o actos se indican con un círculo.
- Lo traslados o movimientos se indican con una flecha.
- Los almacenamientos se indican con un triángulo.
- Las revisiones o inspecciones se indican con un cuadrado.
Todos los pasos correspondientes al proceso de trabajo, desde su comienzo hasta su consumación, pueden quedar comprendidos dentro de una de estas clasificaciones.
Mediante el uso de estos símbolos puede el ojo humano, independientemente de los embrollos del trabajo en ejecución, seguir fácilmente los pasos del proceso; puede localizar los desplazamientos o almacenamientos indebidamente recargados, o bien localizar las inspecciones repetidas.
Pueden representarse los citados símbolos en la siguiente forma:
El propósito de una gráfica de proceso es simplificar la manera en que se realiza el trabajo. Esto puede llevarse a cabo mediante la eliminación, combinación o readaptación de los pasos, así como simplificando un paso en particular dentro del procedimiento seguido.
Para cerciorarse de que no se ha pasado por alto ninguna oportunidad de mejoramiento, debe procederse a examinar cada paso de los que integran un proceso.
Análisis del proceso:
Son seis las preguntas que se plantean respecto a cada paso:
- ¿QUÉ es lo que se hace?:
- ¿Cuáles son los pasos?
- ¿Están todos completos?
- ¿Qué es lo que hace cada paso?
- ¿Cuáles son los hechos circundantes o que sirven como antecedentes?
Estas cuestiones nos aseguran una descripción completa y certera de los detalles.
- ¿POR QUÉ razón es indispensable este paso?:
- ¿Influye realmente en el resultado final del proceso?
- ¿Constituye una necesidad absoluta?
Una disculpa en justificación de un paso no es, a menudo, una razón para su ejecución.
- ¿DÓNDE debe realizarse este paso?:
- ¿Se logrará realizarlo más fácilmente cambiando de lugar a la persona que lo está llevando a cabo?
- ¿Es conveniente dicho cambio?
La gráfica de distribución de la oficina servirá de guía para encontrar respuestas a estas preguntas.
- ¿CUÁNDO debe realizarse este paso?:
- ¿Debe ser adelantado o retrasado dentro del proceso o combinarse con algún paso previo o futuro? Corresponde el paso a su secuencia lógica.
- ¿QUIÉN debe desempeñar la labor?:
- ¿Resulta más lógico que otro se haga cargo del trabajo?
- ¿Quién puede desempeñarlo más fácil y prácticamente?
- ¿Hay alguien mejor capacitado?
- ¿CÓMO se está realizando el paso?:
- ¿Resulta demasiado complicado o la forma en que se está realizando actualmente?
- ¿Puede ejecutarse de una manera más simple o fácil, descomponiéndolo en dos o más pasos?
- ¿Debe ejecutarse empleando diferentes formas o equipos?
Distribución del Espacio en la Oficina:
Puntos a tenerse en cuenta:
- Los jefes deben estar ubicados no muy cerca del público.
- Los jefes necesitan mayor espacio que el empleado común.
- Es mejor el espacio abierto para empleados de rutina.
- El estudio del espacio debe hacerse por medio de planos.
- Debe tenerse cuidado con los pasillos.
- Deben mantenerse a un mínimo las oficinas privadas.
- El espacio reservado al depósito no debe ser precisamente el mejor, pero sí el más ventilado.
- Papeles obsoletos no destruibles deben ir a un sitio donde se los acomode uno sobre otro, no uno al lado de otro.
- Debe hacerse un mapa de la oficina y estudiar sobre él el flujo de las actividades.
- No es conveniente ubicar a los empleados frente a frente.
- Cerca de las puertas deben estar quienes atienden al público y no el empleado más ocupado. Tampoco el jefe debe ubicarse al lado de las puertas.
- En un edificio de muchas plantas las oficinas en las se atiende al público deben ser las de abajo.
- Deben tenerse en cuenta factores tales como:
- Iluminación
- Acústica
- Seguridad (no ubicar equipos pesados en pisos altos)
- Instalación eléctrica
- Extinguidores (que haya quien sepa usarlos)
- Conviene hacer de vez en cuando simulacros de incendios.
Preguntas que deben hacerse al analizar el espacio de oficina:
- ¿Las líneas de flujo, son rectas o no?
- ¿Están los empleados ubicados cerca de lo relacionado con su trabajo?
- ¿Está el equipo ubicado de manera que sea accesible?
- ¿No ocultan las oficinas privadas las aberturas?
- ¿Se ha ocupado o ubicado al equipo ruidoso lejos del lugar donde se realizan trabajos que demandan concentración?
Indicaciones para el empleo racional de los colores (Aspectos síquicos):
- Reposo: Tintes neutros
- Estímulo: Rojo (moderadamente)
- Entusiasmo: Tintes vivos
- Calor: Rojo, naranja, amarillo, marfil
- Frescura: Azul, verde pálido
Modificación del aspecto de superficies, volúmenes y pesos:
- Más grande y más liviano: Tintes claros
- Más pequeño y pesado: Tintes oscuros
Ambiente agradable:
- Personal masculino: Gama de los azules
- Personal femenino: Gama de los rojos y rosados
- Piezas que reciben poca luz: Colorees cálidos
- Piezas con mucha luz: Colores frescos
- Piezas altas: Cielo raso más oscuro que las paredes
- Paredes opuestas a las ventanas: Tintes más oscuros
- Cielo raso: Blanco o marfil
- Comedores y Cantinas: Rosa o durazno
- Máquinas: Marrón claro
Dispositivos de mando:
- Eléctrico: Azul
- Peligro: Rojo o anaranjado
- Detención: Rojo