5.1.2 Administración de Archivos

a) Concepto de Archivos:

Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos.

Pero la expresión archivo hace referencia a otros conceptos, así por archivo se entiende el espacio físico donde se conservan los documentos y la oficina en donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos y de la propia institución. Los archivos están formados por documentos.

b) Documentos:

Según la Ley del Patrimonio Histórico Español (artículo 49.1), se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

c) Documento de archivo:

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material o formal.

d) Clasificación de los documentos:

Estos documentos que encontramos en las oficinas pueden presentar características muy diferentes:

• Según tipo de soporte:

1. Papel
2. Plástico
3. Informáticos

• Según tipo de información:

1. Documento textual: Sólo texto
2. Documento gráfico: Mostrar un gráfico, un plano o un mapa
3. Documentos en imagen y sonoros: Mostrar una imagen en movimiento o un sonido.

• Según tipo valor:

1. Valor Administrativo
2. Valor Legal/Fiscal
3. Valor Histórico

• Valor Administrativo:

Es el que tiene el documento en cuanto es de utilidad en la propia oficina para la gestión de sus asuntos.

• Valor Legal o fiscal:

Es el que viene marcado por las leyes y que indica que el documento puede tener un valor demostrativo de derechos para la propia administración y para los ciudadanos.

• El valor histórico:

Viene marcado por la información que contiene el documento y que puede servir para conocer mejor la historia de una institución o de una comunidad.

El valor histórico de los documentos es muy importante, aunque rara vez se tiene en cuenta en la organización de los documentos de una institución, por eso es corriente oír hablar de palabras tales como:

1. Activo: documentos de valor administrativo
2. Semiactivo: documentos con valor fiscal o legal
3. Pasivo: perdiesen esos valores (activo o legal)

Físicamente los dos primeros se conservarían en la oficina y el último en la dependencia denominada «Archivo». Si consideramos el valor histórico de un documento observaremos que no existen archivos ni pasivos ni muertos.